Teamassistent

• 03. Oktober 2026
• 100%
• Unbefristet
• Geneva

Das UNIDIR - United Nations Institute for Disarmament Research ist eine autonome, auf freiwilliger Basis finanzierte Institution innerhalb der Vereinten Nationen. Als eines der wenigen politischen Institute weltweit, das sich auf Abrüstung konzentriert, generiert das UNIDIR Wissen und fördert den Dialog sowie das Handeln in Fragen der Abrüstung und Sicherheit. Mit Sitz in Geneva hilft das UNIDIR der internationalen Gemeinschaft, praktische und innovative Ideen zu entwickeln, die notwendig sind, um Lösungen für kritische Sicherheitsfragen zu finden.

Verantwortlichkeiten

Im Rahmen der übertragenen Befugnisse ist der Teamassistent für folgende Aufgaben verantwortlich:

• Durchführung einer breiten Palette von Büro- und administrativen Unterstützungsfunktionen für mehrere Programme des UNIDIR.
• Beantwortung oder Verfassen von Antworten auf die laufende Korrespondenz und andere Mitteilungen; Verwendung einer Standard-Textverarbeitungssoftware zur Erstellung einer Vielzahl von Dokumenten und umfangreichen, komplexen Berichten.
• Überwachung von Prozessen und Zeitplänen im Zusammenhang mit Ergebnissen, Produkten, Aufgaben usw. der Einheit; gegebenenfalls Unterstützung bei der Überprüfung des Eingangs und der Richtigkeit der erforderlichen Dokumente, Genehmigungen, Unterschriften usw., um die Einhaltung gesetzlicher, finanzieller und anderer relevanter Anforderungen sicherzustellen.
• Recherche, Zusammenstellung und Organisation von Informationen und Referenzdokumenten aus verschiedenen Quellen für Berichte, Arbeitspläne, Studien, Briefings, Besprechungen, Konferenzen usw.
• Erstellung verschiedener standardmäßiger statistischer Berichte und anderer Dokumente, Arbeitsaufträge usw. unter Verwendung verschiedener Datenbanken.
• Korrekturlesen von Dokumenten und Bearbeiten von Texten zur Überprüfung der Richtigkeit, Grammatik, Zeichensetzung und des Stils sowie der Einhaltung etablierter Formatnormen.
• Einleitung der Zahlung von Rechnungen der Auftragnehmer und Überwachung der Zahlungen.
• Bereitstellung von sekretariats-, administrativer und logistischer Unterstützung bei Sitzungen, Beiräten, Ausschüssen, Konferenzen usw.
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationsunterlagen unter Verwendung geeigneter Technologien und Software.
• Führung von Kalendern und Zeitplänen; Überwachung von Änderungen und Kommunikation relevanter Informationen an das zuständige Personal innerhalb und außerhalb der unmittelbaren Arbeitseinheit.
• Durchführung von Dateneingabe- und Datenextraktionsfunktionen.
• Prüfung, Registrierung, Verteilung und/oder Bearbeitung von Post und anderen Dokumenten; Sicherstellung der Nachverfolgung laufender Maßnahmen.
• Aktualisierung und Pflege großer Verteilerlisten; Überwachung, Vorbereitung und Verteilung verschiedener Dokumente und Berichte, wenn möglich in elektronischen Formaten; Verwaltung der Vereinbarungen für Druck und Übersetzung nach Bedarf; Koordination von Versandvereinbarungen, Kurierdiensten usw.
• Durchführung allgemeiner administrativer Aufgaben (z. B. Erfassung von Urlaub und Anwesenheit, Organisation von Sitzungen und anderen Veranstaltungen, Reservierungen, Budgetüberwachung), einschließlich der Vorbereitung und/oder Bearbeitung von administrativen Anträgen und Dokumenten (z. B. Bedarfsanmeldungen, Bestellungen, Reiseanträge, Verträge, Ausgabenbewilligungen, Visumanträge).
• Führung der Unterlagen (Papier und elektronisch) und Datenbanken für die Arbeitseinheit.
• Unterstützung bei der Bereitstellung von Bürosoftware und -hardware.
• Beratung von weniger erfahrenem Personal zu allgemeinen Büroprozessen und -verfahren, IT-Anwendungen usw.
• Durchführung anderer zugewiesener Aufgaben.

Vorgeschlagener Arbeitsplan

Ein Arbeitsplan wird in den ersten zwei Wochen des Vertrags vereinbart. Der Teamassistent wird regelmäßige Besprechungen mit seinem direkten Vorgesetzten haben, um die Aufgaben im Arbeitsplan festzulegen und den Fortschritt zu verfolgen. Er wird seinen direkten Vorgesetzten und das betroffene Personal informieren, falls Probleme bezüglich der Einhaltung der vereinbarten Fristen auftreten.

Leistungsindikatoren

Der Teamassistent wird auf der Grundlage des vereinbarten Arbeitsplans und gemäß den Richtlinien zur Leistungsbeurteilung des Personals der Vereinten Nationen bewertet.

Kompetenzen

Der Teamassistent muss die Grundwerte der Vereinten Nationen demonstrieren: Professionalität, Integrität und Respekt vor der Vielfalt. Darüber hinaus muss er folgende Kompetenzen nachweisen:

• Professionalität: Kenntnisse in der allgemeinen Büro- und Verwaltungsunterstützung, einschließlich administrativer Richtlinien, Prozesse und Verfahren; zeigt Stolz auf seine Arbeit und seine Leistungen; demonstriert professionelle Kompetenz und Fachwissen; ist gewissenhaft und effizient bei der Einhaltung von Zusagen, Fristen und der Erreichung von Ergebnissen; ist von beruflichen statt von persönlichen Anliegen motiviert; zeigt Ausdauer bei schwierigen Problemen oder Herausforderungen; bleibt in Stresssituationen ruhig.
• Teamarbeit: Arbeitet mit Kollegen zusammen, um die Organisationsziele zu erreichen; bittet um Beiträge und schätzt die Ideen und das Fachwissen anderer aufrichtig; ist bereit, von anderen zu lernen; stellt die Agenda des Teams über die persönliche Agenda; unterstützt und handelt gemäß der endgültigen Entscheidung der Gruppe, auch wenn diese Entscheidungen die eigene Position nicht vollständig widerspiegeln; teilt die Anerkennung für die Erfolge des Teams und übernimmt die gemeinsame Verantwortung für die Mängel des Teams.
• Planung und Organisation: Entwickelt klare Ziele, die mit den vereinbarten Strategien übereinstimmen; identifiziert vorrangige Aktivitäten und Missionen; passt Prioritäten nach Bedarf an; weist angemessene Zeit und Ressourcen zu, um die Arbeit zu erledigen; antizipiert Risiken und plant bei der Planung Notfallmaßnahmen ein; überwacht und passt Pläne und Maßnahmen bei Bedarf an; nu