Sekretär/in der Leitung der Einheit für Reproduktionsmedizin und gynäkologische Endokrinologie (UMREG) - 80%

Unterstellt der Leitung der Einheit für Reproduktionsmedizin und gynäkologische Endokrinologie (UMREG), nehmen Sie eine zentrale Rolle in der administrativen und organisatorischen Funktion des Sekretariats ein.

Als echte Schnittstelle zwischen Patientinnen und Patienten, Gesundheitsfachpersonen und externen Partnern, niedergelassenen Ärzten und Laboren tragen Sie zur Reibungslosigkeit und Qualität des Behandlungspfads sowie zum ordnungsgemässen Ablauf der Aktivitäten bei.

Durch Ihr Organisationstalent, Ihre Gewissenhaftigkeit und Ihre Vielseitigkeit leisten Sie administrative Unterstützung auf hohem Niveau, beteiligen sich an der Koordination der klinischen Aktivitäten und unterstützen die Einheit im Zusammenhang mit akademischen Projekten und Fortbildungen.

Sie übernehmen den Empfang und die Orientierung von Patientinnen und Patienten sowie von Gesundheitsfachpersonen, die Verwaltung von Terminen und medizinischen Agenden sowie die administrative Nachverfolgung der Patientenakten. Sie tragen zur Koordination des Behandlungspfads bei, indem Sie die Verbindung zu den verschiedenen Beteiligten sicherstellen.

Sie übernehmen das medizinische Sekretariat der Einheit, die Verwaltung und Weitergabe medizinischer Informationen sowie die administrative Nachverfolgung der klinischen Aktivitäten. Sie arbeiten eng mit den medizinischen und pflegerischen Teams sowie den Behandlungspartnern zusammen, um den reibungslosen Ablauf des Patientenpfads zu gewährleisten.

Sie leisten administrative Unterstützung für die leitende Ärztin der Einheit, indem Sie Agenden, Sitzungen, Fortbildungen und berufliche Veranstaltungen koordinieren. Sie bereiten die für diese Aktivitäten erforderlichen Dokumente vor und tragen zur Organisation und administrativen Nachverfolgung verschiedener Projekte der Einheit bei.

Sie tragen zur administrativen Nachverfolgung für die Personalwesen, die finanziellen Aktivitäten und die institutionellen Schritte der Einheit bei. Sie stellen die Nachverfolgung verschiedener transversaler Dossiers sicher und achten auf die Einhaltung administrativer Fristen.

Sie tragen zum Informationsfluss, zur Aktualisierung der Kommunikationsmittel und zur kontinuierlichen Verbesserung der administrativen Prozesse bei. Sie nehmen auch an institutionellen Projekten teil und leisten den Partnersekretariaten je nach Bedarf punktuelle Unterstützung.

Sie verfügen über eine kaufmännische oder administrative Ausbildung, Typ Matura, CFC und eine höhere administrative Ausbildung, Typ Eidgenössisches Diplom als Assistent/in der Geschäftsleitung, oder über eine als gleichwertig erachtete Ausbildung.

Sie weisen eine bestätigte Erfahrung von mindestens fünf Jahren in einer ähnlichen Funktion auf, idealerweise im medizinischen oder hospitalen Bereich.

Da die Patientenschaft sowohl resident als auch international ist, verfügen Sie über perfekte Beherrschung der französischen Sprache in Wort und Schrift sowie über eine nachgewiesene Schreibfähigkeit. Sie besitzen zudem sehr gute schriftliche und mündliche Englischkenntnisse, und die Kenntnis einer dritten Sprache ist ein zusätzlicher grosser Vorteil.

Sie besitzen die ECDL Advanced Zertifizierung in Word, Excel, Powerpoint, Outlook und/oder Web. Die Beherrschung der internen HUG-Software (VRH, DPA, DPI, OPALE, GRECO und Winscribe) ist ein ernsthafter Vorteil.

In einem sehr dynamischen Umfeld können Sie Prioritäten setzen; Sie sind bekannt für Ihr Organisationstalent und Ihre Präzision bei der Ausführung von Aufgaben.

Sie können mit vertraulichen Informationen umgehen und die administrativen Aktivitäten der Einheit durch sorgfältige Koordination und Priorisierung koordinieren.

Engagiert und enthusiastisch tragen Sie zu einer positiven Atmosphäre mit der Patientenschaft, Ihren Kollegen und Partnern bei.

• Stellenantritt: 01.12.2026
• Anzahl der Stellen: 1
• Beschäftigungsgrad: 80%, Präsenz von Montag bis Freitag
• Funktionsklasse: 12
• Vertrag: CDD von 12 Monaten, verlängerbar
• Bewerbungsfrist: 18.10.2026
• Auskünfte: Mme S. Veliu, cheffe des secrétariats de la Maternité, Sahra.Biljali@hug.ch (mailto:Sahra.Biljali@hug.ch)
• Anforderung des Pflichtenhefts: M. C. Clerc, RH adjoint, cedric.clerc@hug.ch (mailto:cedric.clerc@hug.ch)

Ihre Bewerbungsunterlagen müssen ein Motivationsschreiben, Ihren Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Zeugnisse sowie die letzten 2 Arbeitszeugnisse enthalten.

Diese Anzeige richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer.

Mit dem Wunsch, zur Bekämpfung der Arbeitslosigkeit beizutragen, fördern die HUG Bewerbungen, die vom kantonalen Arbeitsamt kommen.

Nur Bewerbungen, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden, werden berücksichtigt. Papier- und E-Mail-Bewerbungen werden nicht bearbeitet.

Mit mehr als 13'000 Mitarbeitenden, die 160 Berufe repräsentieren, sind die Hôpitaux Universitaires de Genève eine nationale und internationale Referenzeinrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um unsere Retrospektive 2025 anzusehen, indem Sie hier klicken (https://www.youtube.com/watch?v=p8kVMJchPR0).

Die Stelle ist der Abteilung für Frau, Kind und Jugendliche (https://www.hug.ch/departement-femme-enfant-ado) unterstellt, deren Mission es ist, eine qualitativ hochwertige und an die Bedürfnisse der Frauen in jeder Phase ihres Lebens angepasste Versorgung zu bieten sowie die gesundheitlichen Probleme der Neugeborenen, Kinder und Jugendlichen von der Geburt bis zum Alter von 16 Jahren zu behandeln. Sie arbeitet an der Entwicklung von Spitzenleistungen und spezialisierten Kompetenzzentren.

Die Gynäkologie-Abteilung verfügt über zahlreiche Spezialisierungen in chirurgischen und medizinischen Bereichen. Die Abteilung beherbergt auch das Brustzentrum, in dem ein multidisziplinäres Team Frauen eine personalisierte Nachverfolgung bietet. Die Einheiten für Perinäkologie und Reproduktionsmedizin und gynäkologische Endokrinologie oder auch Beratungen rund um da