Sekretärinnen und Sekretäre für die Medizinische Abteilung - 60% bis 100%

Unternehmensbeschreibung ##

Mit mehr als 13'000 Mitarbeitenden, die 180 Berufe repräsentieren, sind die Hôpitaux Universitaires de Genève eine nationale und internationale Referenzeinrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um die Highlights und Kennzahlen des Jahres 2025 zu entdecken, indem Sie hier klicken.

Die Medizinische Abteilung setzt sich aus 14 medizinisch-pflegerischen Einheiten zusammen (12 medizinische Dienste, 1 Unité d-investigation et de traitements brefs (UITB) und das Centre de transfusion sanguine (CTS)), mit der Besonderheit, dass sie in ihrer Organisation technische Plattformen (darunter die interventionelle Kardiologie sowie die gastrointestinale und pulmonale Endoskopie), mehrere Behandlungs- und Pflegeplattformen (biologische Behandlungen, Photopherese und medizinische Pflege), 1 Zentrum für stationäre und ambulante Dialysen sowie 3 Rehabilitations- und Resohabilitationsprogramme umfasst. Darüber hinaus ist die medizinisch-pflegerische Tätigkeit stark auf stationäre Patientinnen und Patienten ausgerichtet (9 Pflegeeinheiten, 160 Betten) mit internen Beraterinnen und Beratern zugunsten der Patientenschaft, die von anderen medizinischen Abteilungen betreut wird.

Stellenbeschreibung ##

Sie arbeiten im Rahmen von kurz- bis mittelfristigen Stellvertretungseinsätzen in verschiedenen medizinischen Sekretariaten. Diese Stelle richtet sich an Personen, die die Vielfalt der Arbeitsumgebungen, ein hohes Tempo und die Fähigkeit schätzen, sich schnell an neue berufliche Kontexte anzupassen. Die Hauptherausforderung dieser Funktion liegt in der Vielfalt der Tätigkeiten und der begrenzten Dauer der Einsätze, was eine ausgezeichnete Lern-, Analyse- und Zuhörfähigkeit erfordert.

Dank Ihrer ausgeprägten zwischenmenschlichen Fähigkeiten gewährleisten Sie den Empfang, die Information und die Orientierung der Patientinnen und Patienten, die in der Abteilung erscheinen, während Sie gleichzeitig die eingehenden Telefonanrufe effizient verwalten. Sie beteiligen sich aktiv an der Organisation der Konsultationen, indem Sie die elektronischen Agenden der Ärzte verwalten und die Patientenakten vorbereiten. Nach den Konsultationen übernehmen Sie autonom, schnell und gewissenhaft das Tippen der medizinischen Berichte und planen, falls erforderlich, ergänzende medizinische Untersuchungen.

Parallel dazu übernehmen Sie alle administrativen Tätigkeiten, die mit dem Betrieb des Sekretariats verbunden sind. Dies umfasst insbesondere die Nachverfolgung von Patientenakten, die Verwaltung der Korrespondenz und der elektronischen Nachrichten, die Aktualisierung der Zeitpläne sowie gegebenenfalls die Organisation von Kongressen oder Veranstaltungen des medizinischen Körpers. Sie zeigen Proaktivität bei der Erfüllung der dem Sekretariatsalltag inhärenten logistischen Aufgaben, wie Bestellungen, Honorarnoten und Archivierung.

Innerhalb der Teams entwickeln Sie auf der Basis von Zusammenarbeit und Vertrauen Arbeitsbeziehungen zu anderen medizinischen Sekretärinnen und Sekretären. Sie tragen dazu bei, die Kontinuität des Dienstes während Abwesenheiten zu gewährleisten, und akzeptieren die Arbeit in geteilten Büros. In einem weiteren Sinne ermöglichen es Ihnen Ihr Sinn für Service und Ihre Agilität, Ihre Vielseitigkeit zum Vorteil der Institution einzusetzen und je nach Bedarf in verschiedenen Diensten zu intervenieren.

Ausgestattet mit einem guten Organisationstalent und einem effizienten Prioritätenmanagement, werden Sie für Ihre Autonomie, Ihre Gewissenhaftigkeit und Ihre Präzision bei der Ausführung der Ihnen übertragenen Aufgaben geschätzt. Sie wissen auch, unvorhergesehenen Ereignissen mit Ruhe zu begegnen und Stresssituationen konstruktiv zu bewältigen.

Qualifikationen ##

Sie verfügen über einen CFC als Kaufmann/-frau und ein Diplom als medizinische/r Sekretär/in oder über eine als gleichwertig erachtete Ausbildung.

Sie besitzen das ECDL Advanced Zertifikat für Word, Excel, Powerpoint, Outlook und/oder Web und verfügen über sehr gute Kenntnisse der bei den HUG verwendeten Software (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe und Requête Labo).

Sie verfügen über mehrjährige Erfahrung in einer Position im medizinischen Sekretariat, idealerweise in einer ähnlichen Funktion.

Sie beherrschen die französische Sprache perfekt in Wort und Schrift und verfügen über eine nachgewiesene Schreibkompetenz. Die medizinische Terminologie ist für Sie leicht verständlich. Englischkenntnisse sind ein Vorteil.

Zusätzliche Informationen ##

• Stellenantritt: ab sofort
• Anzahl der Stellen: 8
• Beschäftigungsgrad: 60% bis 100%
• Funktionsklasse: 11 (10, wenn keine ECDL-Zertifikate vorliegen, d.h. advanced für Word und standard für Excel)
• Vertrag: CDD
• Bewerbungsfrist: 20.10.2026
• Auskunft: Mme M. Matteo-Collaud, coordinatrice des secrétariats, tel. 079 553 58 60

Ihre Bewerbungsunterlagen müssen ein Motivationsschreiben, Ihren Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Zeugnisse sowie die letzten 2 Arbeitszeugnisse enthalten.

Diese Anzeige richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer.

In dem Bestreben, zur Bekämpfung der Arbeitslosigkeit beizutragen, fördern die HUG Bewerbungen, die vom kantonalen Arbeitsamt kommen.

Es werden nur Bewerbungen berücksichtigt, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden. Papier- und E-Mail-Bewerbungen werden nicht bearbeitet.