Facility Coordinator für 12 Monate

• Reception & Workplace Services
• Facilities & Vendor & Service Provider Management

Über unseren Kunden ##

Unser Kunde ist ein internationales Unternehmen.

Jobbeschreibung ##

Facilities & Office Management

• Koordination des täglichen Betriebs des Genfer Büros und Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs der Workplace Services.
• Zusammenarbeit mit der Gebäudeverwaltung und externen Dienstleistern, um hohe Standards im gesamten Büro einzuhalten.
• Überwachung der Büroräumlichkeiten, Besprechungsräume, Gemeinschaftsbereiche und Küchenbereiche, um sicherzustellen, dass diese voll funktionsfähig und präsentabel bleiben.
• Unterstützung bei Bürorenovierungen und Projekten zur Verbesserung des Arbeitsplatzes, Koordination der Logistik und Kommunikation mit den Mitarbeitern.
• Sicherstellung der Einhaltung von Sicherheitsverfahren und Arbeitsplatzrichtlinien.

Vendor & Service Provider Management

• Koordination von Drittanbietern und Dienstleistern zur Sicherstellung der vertraglich vereinbarten Servicelevel.
• Überwachung der Lieferantenleistung und Behebung betrieblicher Probleme nach Bedarf.
• Unterstützung bei Beschaffungsaktivitäten, einschließlich der Erstellung von Bestellungen und der Verfolgung von Ausgaben.

Reception, Mail, Courier & Administration

• Verwaltung der ein- und ausgehenden Post, Kuriersendungen und zugehöriger Dokumentation.
• Überwachung der Kurierkosten und Führung genauer Aufzeichnungen.
• Unterstützung administrativer Prozesse und Pflege der Facility-Dokumentation.
• Fungieren als zentraler Ansprechpartner für Mitarbeiter, Besucher und Gäste.
• Verwaltung von Empfangstätigkeiten, Büropostfächern und allgemeinen Arbeitsplatzanfragen.
• Koordination von Besucherarrangements und Gewährleistung eines professionellen und einladenden Büroerlebnisses.

Meetings & Events

• Koordination von internen Meetings, Workshops, Geschäftsessen und Veranstaltungen.
• Organisation von Catering, Raumgestaltung und zugehöriger Logistik.
• Sicherstellung eines nahtlosen Erlebnisses für Teilnehmer und Besucher.

Das ideale Profil ##

• Einschlägige Erfahrung im Bereich Facilities Management, Office Management, Workplace Experience, Hospitality oder einer ähnlichen operativen Rolle.
• Starke organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu verwalten.
• Erfahrung in der Koordination externer Anbieter und Dienstleister.
• Exzellente Kundenservice- und Stakeholder-Management-Fähigkeiten.
• Hands-on-Mentalität, proaktiv und lösungsorientiert.
• Selbstständige Arbeitsweise in einem dynamischen internationalen Umfeld.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office Anwendungen.
• Fließendes Englisch erforderlich; Französisch wäre ein großer Vorteil.

Was geboten wird ##

• Die Möglichkeit, Teil einer angesehenen internationalen Organisation zu werden.
• Eine vielfältige und sichtbare Rolle, die Facilities, Workplace Services und Bürobetrieb kombiniert.
• Ein kollaboratives, multikulturelles Umfeld.
• Zentraler Standort in Geneva.
• Attraktives Vergütungspaket.

Job-Referenz angeben

JN-102026-7125171

Jobfunktion

Office & Management Support

Spezialisierung

Office Manager

Branche

FMCG (Fast Moving Consumer Goods)

Ort

Geneva

Vertragsart

Interim

Job-Referenz

JN-102026-7125171