Administrativer Assistent w/m 50 %

In enger Zusammenarbeit mit dem Team in Neuchâtel (6 Personen) und den anderen Sekretariaten von urbaplan stellen Sie den reibungslosen administrativen und organisatorischen Betrieb der Zweigstelle sicher.

Ihre Hauptaufgaben sind:

• Administrative Unterstützung der Zweigstelle: Empfang und physische sowie telefonische Annahme, Korrespondenzverwaltung, Korrekturlesen und Layout von Berichten, Pflege von Datenbanken und Ablage, Verwaltung von Druckaufträgen und Zusammenstellung offizieller Dossiers,
• Organisatorische Leitung der Zweigstelle: Terminverwaltung und Raumreservierung, Organisation von Sitzungen und Veranstaltungen, Koordination von Bedürfnissen im Zusammenhang mit Reisen, Ferien und Stellvertretungen, Verwaltung des Büromaterials und der Dienstleister, Kassenführung und alltägliche Einkäufe.
• Administrative Begleitung von Ausschreibungen: Sammlung und Kontrolle der Unterlagen, Gestaltung der Dossiers, Versand und administrative Nachverfolgung.
• Unterstützung der Mitarbeitenden: Begrüssung neuer Mitarbeitender, Verfolgung des logistischen Bedarfs und administrative Unterstützung bei der Fakturierung.
• Telefonischer Empfang: Teilnahme an der Telefonzentrale für alle unsere Zweigstellen, in Koordination mit den anderen Sekretariaten.

Ihr Profil:

• Eigeninitiative und Proaktivität: Sie antizipieren Bedürfnisse und unterstützen das Team im Alltag effektiv.
• Kommunikationsfähigkeit und Gewissenhaftigkeit: Sie kommunizieren mühelos und gewährleisten eine qualitativ hochwertige schriftliche Kommunikation. Ein hervorragendes Deutschniveau ist unerlässlich; Deutsch und/oder Englisch sind ein Vorteil.
• Beherrschung digitaler Werkzeuge: Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, Google Workspace (Docs, Sheets, Drive) oder möchten schnell eigenständig im Umgang mit diesen Werkzeugen werden. Kenntnisse von Abacus und der Adobe Creative Suite, insbesondere InDesign, sind ein Plus.
• Organisation und Prioritätenmanagement: Sie wissen Aufgaben und Dringlichkeiten mit Methode, Autonomie und Zuverlässigkeit zu priorisieren.
• Interesse an künstlicher Intelligenz: Sie sind versiert im Umgang mit KI-Tools, um die Effizienz bei Ihren Aufgaben und Ihrer Organisation zu steigern.

Ihre persönlichen Stärken:
Sie zeichnen sich durch eine positive und lösungsorientierte Einstellung, einen ausgeprägten Sinn für Service, einen guten Teamgeist sowie durch Ihre Präzision und Detailgenauigkeit aus. Die Art der Funktion erfordert zudem Diskretion und die strikte Einhaltung der Vertraulichkeit.

Unser Angebot:
Eine grosse Vielfalt an Mandaten in einem anregenden Arbeitsumfeld innerhalb eines multidisziplinären, dynamischen und stark engagierten Teams für die ökologische Transformation.
Das Unternehmen ist B Corp zertifiziert, ein Schritt, der unser Engagement für soziale und ökologische Verantwortung bezeugt.
Wir bieten ein Budget für die kontinuierliche Weiterbildung sowie zahlreiche Sozialleistungen. Weitere Informationen unter urbaplan.ch

Eintritt: sofort oder nach Vereinbarung
Arbeitsort: Neuchâtel
Beschäftigungsgrad: 50 %, idealerweise verteilt auf 4 Tage
Arbeitszeit: 8h00 bis 12h00 und 13h00 bis 17h00
Arbeitsumfeld: Stelle in einem Shared Workspace.