Medizinische/r Sekretär/in in der Abteilung für Immunologie und Allergologie - 80%

Ref 2588230 | Date: 30 Oct 2026 HUG - Hôpitaux Universitaires de Genève Mit mehr als 13'000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die 160 Berufe repräsentieren, sind die Hôpitaux Universitaires de Genève eine nationale und internationale Referenzeinrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um die Höhepunkte des Jahres 2025 zu entdecken, indem Sie [hier](< >) klicken. Angegliedert an das [Département de médecine](< >), beteiligt sich die Abteilung für Immunologie und Allergologie an der diagnostischen und therapeutischen Versorgung von Patientinnen und Patienten, die an akuten und chronischen immunologischen und allergischen Erkrankungen leiden. Medizinische/r Sekretär/in in der Abteilung für Immunologie und Allergologie - 80% Innerhalb des Sekretariats der Abteilung für Immunologie und Allergologie, das derzeit aus drei medizinischen Sekretärinnen besteht, besteht Ihre Aufgabe darin, die tägliche Arbeit im Zusammenhang mit der Tätigkeit der stellvertretenden Ärzte sowie der klinischen Leiter und der Internisten der Allergologie-Einheit autonom zu organisieren und sicherzustellen. Dank Ihrer zwischenmenschlichen Kompetenz begrüßen, informieren und leiten Sie die Patientinnen und Patienten in der Allergologie und bearbeiten die eingehenden Telefonanrufe. Sie organisieren die Konsultationen, indem Sie den elektronischen Kalender der Ärzte verwalten und die Patientendossiers vorbereiten. Bei Bedarf planen Sie ergänzende medizinische Untersuchungen, holen medizinische Berichte ein und kümmern sich um die Allergiepässe. Sie stellen zudem die Verwaltung und Nachverfolgung von Versicherungsanfragen (DRM) sicher, die Verwaltung der ADR AC (Bern) Laborplanungen, die Verwaltung von Anträgen auf soziale Kostengutsprachen sowie die in DPI zu exportierenden Kapillaroskopie-Untersuchungen. Während Sie auf verschiedene Anfragen reagieren, führen Sie die mit Ihrer Funktion verbundenen administrativen Tätigkeiten wie die Nachverfolgung von Patientendossiers, die Verwaltung der Korrespondenz und der elektronischen Nachrichten autonom durch. Sie zeigen Proaktivität bei der Erledigung logistischer Aufgaben, die aus dem Betrieb eines Sekretariats resultieren, wie die Annahme, Sortierung, Verteilung und/oder Nachverfolgung von Papierpost und Bestellungen sowie das Scannen und Archivieren verschiedener Dokumente. Innerhalb des Teams bauen Sie eine enge Verbindung zu Ihren Kolleginnen im medizinischen Sekretariat auf (gewährleisten Sie die Kontinuität des Dienstes bei Abwesenheiten) sowie zum medizinischen Pflegeteam. Allgemeiner gesagt macht Ihr Sinn für Service Sie zu einer agilen Person, die bereit ist, ihre Vielseitigkeit der Institution zur Verfügung zu stellen, um je nach Bedarf in verschiedenen Abteilungen zu arbeiten. Qualifikationen Sie verfügen über einen CFC als Kaufmann/-frau oder eine medizinische Sekretär/in-Ausbildung oder eine als gleichwertig erachtete Ausbildung. Sie verfügen über eine erfolgreiche Erfahrung in einer ähnlichen Position in einem medizinischen Sekretariat. Sie haben sehr gute Kenntnisse der IT-Tools (ECDL advanced Zertifizierung für Word und Standard für Excel), idealerweise auch der bei den HUG geltenden institutionellen Software (DPA, DPI, GRECO 2, OPALE). Sie beherrschen das Französische perfekt in Wort und Schrift und verfügen über eine nachgewiesene Schreibfähigkeit. Die medizinische Terminologie ist für Sie leicht verständlich. Englischkenntnisse sind ein Vorteil. Mit einem guten Teamgeist sind Sie in der Lage, in einem Shared Office mit mehreren Sekretärinnen und Sekretären zu arbeiten. Bei gutem Organisationstalent und Sinn für Prioritäten sind Sie eine autonome, gewissenhafte und präzise Person bei den Ihnen übertragenen Aufgaben. Sie verfügen zudem über die Werkzeuge, um unvorhergesehene Ereignisse zu bewältigen und Stresssituationen so mühelos zu meistern. Schließlich weisen Sie einen ausgeprägten Sinn für Vertraulichkeit auf. Zusätzliche Informationen * Arbeitsbeginn: * Anzahl der Stellen: 1 * Beschäftigungsgrad: 80% * Funktionsklasse: 11 (10, wenn keine ECDL-Zertifikate vorhanden sind) * Vertrag: CDI * Bewerbungsfrist: * Auskunftsersuchen: Mme C. Seilaz, cheffe de secrétariat, tél. Ihre Bewerbungsunterlagen müssen ein Motivationsschreiben, Ihren Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Zeugnisse sowie die letzten 2 Arbeitszeugnisse enthalten. Diese Anzeige richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer. Da die HUG bestrebt sind, zur Bekämpfung der Arbeitslosigkeit beizutragen, werden Bewerbungen vom kantonalen Arbeitsamt gefördert. Es werden nur Bewerbungen berücksichtigt, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden. Bewerbungen per Post oder E-Mail werden nicht bearbeitet. jpid58ba66djm jpit1044jm jpiy26jm