Office Administration & Finance Coordinator

Office Administration & Finance Coordinator (disponibile immediatamente)
Chi Siamo
Bacula Systems è un'azienda software con sede in Svizzera che fornisce i suoi prodotti ad alcune delle più grandi e prestigiose aziende e organizzazioni al mondo. Il nostro prodotto principale, Bacula Enterprise Edition, garantisce la sicurezza a queste organizzazioni effettuando il backup dei loro dati, indipendentemente da dove risiedano, consentendo loro di ripristinarli in caso di attacco esterno ai propri sistemi IT, guasto di un componente o semplice errore umano in cui qualcosa è stato eliminato quando non avrebbe dovuto esserlo.
Informazioni sul Ruolo
Cerchiamo un Office Administration & Finance Coordinator proattivo e orientato ai dettagli per supportare il regolare svolgimento delle attività d'ufficio e amministrative. Questo ruolo diversificato combina l'amministrazione d'ufficio, il supporto finanziario, la formazione e la coordinazione di eventi e la collaborazione con società di gruppo internazionali. La posizione offre una significativa flessibilità di lavoro da remoto ed è idealmente adatta a un professionista altamente organizzato e motivato, con un forte senso di responsabilità, autonomia e maturità professionale. Sebbene tutti i candidati qualificati siano incoraggiati a presentare la propria candidatura, la preferenza sarà data a individui residenti nella regione di Yverdon-les-Bains o entro una ragionevole distanza per il pendolarismo, al fine di facilitare gli incontri di persona, la collaborazione con il team locale e la partecipazione agli eventi aziendali.
Responsabilità Chiave
Amministrazione d'ufficio
Coordinare le operazioni quotidiane dell'ufficio e le attività amministrative.
Mantenere i registri dei dipendenti, i profili del personale e i dati organizzativi in Odoo.
Registrare, monitorare e riferire i saldi di vacanze, congedi e assenze dei dipendenti in Odoo.
Gestire le forniture dell'ufficio, i fornitori di servizi e le risorse del posto di lavoro.
Preparare rapporti e fornire supporto amministrativo alla direzione e agli stakeholder internazionali.
Formazione Clienti ed Eventi
Coordinare sessioni di formazione per i clienti, riunioni ed eventi aziendali.
Organizzare sedi, viaggi, alloggio, catering e logistica correlata.
Gestire registrazioni, comunicazioni e materiali di formazione.
Amministrazione Finanziaria
Preparare le fatture per i clienti e monitorare i crediti verso clienti.
Effettuare il follow-up sui pagamenti in sospeso e mantenere i registri di fatturazione.
Revisionare, verificare ed elaborare le fatture dei fornitori, le note spese e la documentazione di supporto.
Assistere con le attività contabili di fine mese e di fine anno.
Sistemi e Reporting
Mantenere dati amministrativi e finanziari accurati nei sistemi aziendali.
Preparare rapporti, analisi e riconciliazioni.
Supportare il miglioramento continuo dei processi amministrativi e finanziari.
Fornire supporto per l'ottimizzazione, la manutenzione e l'uso efficace del sistema ERP Odoo per migliorare l'efficienza operativa e l'accuratezza del reporting.
Profilo
Diploma commerciale o equivalente esperienza professionale.
Precedente esperienza nell'amministrazione d'ufficio, nell'amministrazione finanziaria, nel supporto alla contabilità o in un ruolo simile.
Forti capacità organizzative con la capacità di gestire più priorità.
Eccellente attenzione ai dettagli e precisione.
Competenze avanzate in Excel e forte conoscenza di Microsoft Office. Esperienza con sistemi ERP, idealmente Odoo.
Fluente in inglese e francese.
Capacità di lavorare indipendentemente e collaborare efficacemente in un ambiente internazionale.
A proprio agio nel lavorare da remoto e in modo indipendente, con forti capacità organizzative, maturità professionale e responsabilità.
Cosa Offriamo
Posizione permanente (80%).
Ruolo variegato che combina responsabilità di amministrazione, finanza e coordinamento.
Ambiente di lavoro internazionale e collaborativo.
Uffici moderni a Yverdon-les-Bains.
Opportunità di contribuire a un'organizzazione in crescita e dinamica.
Questa descrizione del lavoro è intesa a descrivere la natura generale e il livello del lavoro svolto. Non intende essere un elenco esaustivo di tutti i doveri, le responsabilità o le attività. Ulteriori compiti e responsabilità possono essere assegnati secondo necessità per soddisfare le esigenze aziendali. jpid13885acjm jpit0936jm jpiy26jm