RESPONSABILE AMMINISTRATIVO/A & SISTEMI

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title: RESPONSABILE AMMINISTRATIVO/A & SISTEMI
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RESPONSABILE AMMINISTRATIVO/A & SISTEMI
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Partner privilegiato delle famiglie, la nostra missione è rispondere alla domanda sociale dell'accoglienza diurna extrafamiliare, con la volontà di preparare gli adulti di domani alla cittadinanza.

Forte delle sue 20 strutture di accoglienza nel prescolare e nel parascolare, la Fondation de l'enfance et de la jeunesse è un datore di lavoro dinamico, in crescita, che incoraggia tra le altre cose la formazione continua e garantisce un quadro di lavoro professionale e benevolo.

Per rafforzare il dipartimento Administration & Finances, cerchiamo un/una :

RESPONSABILE AMMINISTRATIVO/A & SISTEMI

Tasso di attività 100 %

Luogo di lavoro Administration de la FEJ, Chemin du Montillier 3, 1009 Pully

Entrata in funzione Il 1 dicembre 2026 o da convenire

Responsabilità chiave

Guidare, al fianco della Directrice Administration & Finances, l'amministrazione del servizio, il polo segreteria e i sistemi informativi della Fondazione.

Management del polo segreteria

• Supervisionare l'accoglienza fisica e telefonica, il trattamento della posta in entrata e la corrispondenza
• Decidere la coordinazione dell'agenda generale della FEJ e degli organi
• Garantire la continuità e la qualità del servizio amministrativo in ogni circostanza. Inquadrare e valutare il polo segreteria

Amministrazione

Guidare l'amministrazione interna corrente del servizio (documentazione, archiviazione, corrispondenza). Sostenere le istituzioni nelle loro responsabilità amministrative correnti

Sistemi, processi e pilotaggio IT

Proporre e preparare gli strumenti di sistema, l'hardware informatico e i contratti con i fornitori, quindi guidare la loro implementazione. Mappare i processi amministrativi del perimetro, proporre un riferimento documentato e assicurarne la continuità. Formare i collaboratori sui software e gli strumenti digitali introdotti dall'amministrazione. Assicurare il supporto informatico di primo livello e coordinare i fornitori di secondo livello. Gestire i diritti di accesso e l'albero gerarchico informatico dell'amministrazione e delle strutture di accoglienza

Conformità & controllo

Misurare e seguire la politica di protezione dei dati (LPD). Partecipare al dispositivo di controllo interno (SCI) per il perimetro amministrativo, assicurarne il monitoraggio e il reporting

Convenzioni, appalti e audit

Redigere e seguire le convenzioni con partner e fornitori, nonché i mandati affidati a terzi. Preparare e seguire le procedure di appalto del servizio. Condurre, in autonomia, gli audit amministrativi periodici delle strutture di accoglienza

Rapporto annuale, donatori e aiuti finanziari

Essere il principale responsabile del rapporto annuale: coordinare e redigere le parti amministrative. Preparare e seguire i dossier di sostegno finanziario presso i donatori

Competenze chiave

Capacità di modellare, documentare e guidare processi amministrativi. Siete familiarizzati con il settore informatico e siete considerati/e come un "Super User". Leadership manageriale, attitudine a fare squadra. Eccellente organizzazione, rigore e autonomia nella gestione del proprio perimetro. Senso del servizio e facilità relazionale, a proprio agio con i team sul campo così come con la direzione. Gestione di progetto. Interesse marcato e pratica degli strumenti di intelligenza artificiale applicati all'amministrazione. Padronanza avanzata della suite Microsoft 365 e degli strumenti di gestione dei processi (Optimiso, WEDO o equivalenti)

Formazione & esperienze desiderate

Formazione superiore tipo HES, Bachelor, Master in gestione d'impresa, management o equivalente. Esperienza confermata di minimo 5 anni in una funzione simile, inclusa un'esperienza nel management di team. Esperienza nella gestione del parco informatico, coordinamento IT o ottimizzazione dei processi

Vi offriamo

L'opportunità di evolvere in un'organizzazione impegnata e collaborativa, al servizio dell'infanzia. Un ambiente di lavoro ricco di sfide stimolanti e variegate, all'interno di un'azienda con valori umani e un team dinamico. Una cultura aziendale basata sulla fiducia, il rispetto e l'equità. La possibilità di formarsi. 5 settimane di vacanza (6 settimane dai 50 anni) + ponte di Natale offerto. Un luogo di lavoro vicino ai trasporti pubblici

Fondation de l'enfance et de la jeunesse

• Fondation de l'enfance et de la jeunesse

Chemin du Montillier 3
1009 Pully

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