Executive Assistant - Alle Geschlechter

Wirken Sie Ihren Zauber mit uns! Bereit zu erkunden, Barrieren zu durchbrechen und mehr zu entdecken? Wir wissen, dass Sie große Pläne haben – wir auch! Unsere Kolleginnen und Kollegen auf der ganzen Welt lieben es, mit Wissenschaft und Technologie zu innovieren, um das Leben der Menschen mit unseren Lösungen in den Bereichen Healthcare, Life Science und Electronics zu bereichern. Gemeinsam träumen wir groß und setzen uns leidenschaftlich für unsere vielfältige Mischung aus Menschen, Kunden, Patienten und dem Planeten ein. Deshalb suchen wir immer nach neugierigen Köpfen, die sich vorstellen können, gemeinsam mit uns das Unvorstellbare zu gestalten. United As One for Patients, unser Ziel im Bereich Healthcare ist es, dabei zu helfen, Leben zu erschaffen, zu verbessern und zu verlängern. Wir entwickeln Medikamente, intelligente Geräte und innovative Technologien in therapeutischen Bereichen wie Onkologie, Neurologie und Fertilität. Unsere Teams arbeiten auf 6 Kontinenten mit Leidenschaft und unermüdlicher Neugier zusammen, um Patienten in jeder Lebensphase zu helfen. Dem Healthcare-Team beizutreten bedeutet, Teil einer vielfältigen, inklusiven und flexiblen Arbeitskultur zu werden, die großartige Möglichkeiten für die persönliche Entwicklung und den beruflichen Aufstieg auf der ganzen Welt bietet. Wir suchen eine proaktive, leistungsstarke Executive Assistant, um unsere globalen und lokalen Teams mit fortgeschrittener administrativer und operativer Unterstützung zu entlasten. Die ideale Besetzung wird als zentraler Knotenpunkt für die Abteilung fungieren, die Logistik funktionsübergreifender Meetings, die Budgetprognose, komplexe Terminplanung und die Erstellung von materials für die Geschäftsführung steuern, um eine maximale operative Effizienz zu gewährleisten. Hauptverantwortlichkeiten: Bieten Sie administrative Unterstützung auf hohem Niveau bei allen Interaktionen mit lokalen und globalen Stakeholdern und leisten Sie umfassende Unterstützung für das breitere Team über das Kern-Leadership-Team hinaus. Planen und verwalten Sie komplexe tägliche Kalender, koordinieren Sie detaillierte in- und auslandsbezogene Reisevorbereitungen und leiten Sie hochrangige Geschäftstreffen, indem Sie logistische Details mit internen Kollegen und externen Anbietern vorantreiben. Verwalten Sie die End-to-End-Planung, Vorbereitung und Nachbereitung globaler Meetings (Erstellung von Agenden, Zusammenstellung von Präsentationen, Erstellung präziser Protokolle, Erfassung von Aktionspunkten und Verteilung von Arbeitsergebnissen). Unterstützen Sie bei der Gestaltung, Entwicklung und Zusammenstellung anspruchsvoller Präsentationsmaterialien – einschließlich hochwertiger PowerPoint-Grafiken, Notizbuch-Designs und strukturierter Inhalte –, die oft für das Management oder externe Partner bestimmt sind, während Sie eine dedizierte Vorlagenbibliothek pflegen. Kompilieren, bereiten und verteilen Sie komplexe, detaillierte und anspruchsvolle Berichte oder Materialien zeitnah und verfolgen sowie liefern Sie effizient wichtige Dokumente, die eine Unterschrift der Geschäftsführung erfordern. Arbeiten Sie eng mit anderen internen Funktionen zusammen, um sicherzustellen, dass die Abteilung mit höchster Effizienz arbeitet, indem Sie als primäre Schnittstelle zu Facilities (für das Flächenmanagement) und IT (für voll funktionsfähige, aktuelle Technologie und Ausrüstung) agieren. Verwalten Sie das Abteilungsbudget durch die Bearbeitung von Rechnungen, die Erstellung von Kaufanträgen, die Nachverfolgung von Kosten, die Durchführung langfristiger Prognosen und die Bearbeitung von Spesenberichten über Unternehmenssysteme, um die Budgeteinhaltung zu gewährleisten. Bereiten Sie Onboarding-Pläne für neue Kollegen vor und führen Sie diese aus; pflegen Sie Team-Verteilerlisten, Organigramme, Personallisten und relevante Dokumentenablagen (z. B. Teams, SharePoint); und verwalten Sie proaktiv den Bürobedarf und den Vorratsschrank. Ihr Profil: Nachgewiesene Erfahrung als Executive Assistant, Operations Coordinator oder in einer ähnlichen hochrangigen Support-Rolle in einem komplexen, globalen oder matrixorientierten Unternehmensumfeld. Außergewöhnliche zwischenmenschliche, schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten mit der nachgewiesenen Fähigkeit, selbstbewusst über alle Ebenen einer Organisation hinweg zu kommunizieren. Eine nachgewiesene Erfolgsbilanz mit konkreten Beispielen für die Entwicklung, Pflege und Aufrechterhaltung starker, kollaborativer Beziehungen über verschiedene Abteilungen und Funktionen hinweg. Eine ausgeprägte Serviceorientierung mit der Fähigkeit, Umfang, Inhalt und Ziele laufender Teaminitiativen und -programme tiefgreifend zu verstehen, um einen maximal proaktiven Service zu bieten. Starke Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten mit akribischer Liebe zum Detail und einem absoluten Engagement bei der Erledigung aller zugewiesenen Aufgaben. Hochgradig anpassungsfähige und flexible Denkweise mit der nachgewiesenen Fähigkeit, erfolgreich Multitasking zu betreiben, sich ändernde Arbeitslasten zu priorisieren und komplexe, anspruchsvolle Dokumente unter engen Fristen zu verwalten. Hohes Maß an Sicherheit in grundlegenden betriebswirtschaftlichen Workflows (Budgetverfolgung, Rechnungsstellung, Prognose) und fortgeschrittene Kenntnisse in der Verwaltung von Daten oder digitalen Arbeitsbereichen (SharePoint, Microsoft Teams). Fachkenntnisse oder ein besonderes Gespür für visuelle Gestaltung, Vorlagenmanagement und grafische Anordnung, insbesondere bei der Erstellung hochwertiger, managementtauglicher PowerPoint-Präsentationen. Fließendes Englisch (sowohl in Wort als auch in Schrift) ist zwingend erforderlich, um effektiv und professionell in unserem globalen Netzwerk zu kommunizieren und komplexe internationale Dokumentationen zu bearbeiten. Was wir bieten: Wir sind neugierige Köpfe aus einer breiten Palette von Hintergründen, Perspektiven und Lebenserf