Executive Assistant - Tutti i generi

Lavora con la tua magia con noi! Pronto a esplorare, abbattere le barriere e scoprire di più? Sappiamo che hai grandi progetti - e anche noi! I nostri colleghi in tutto il mondo amano innovare con la scienza e la tecnologia per arricchire la vita delle persone con le nostre soluzioni in Healthcare, Life Science ed Electronics. Insieme, sogniamo in grande e ci appassiona prenderci cura del nostro ricco mix di persone, clienti, pazienti e pianeta. Ecco perché cerchiamo sempre menti curiose che si vedano a immaginare l'inimmaginabile con noi. United As One for Patients, il nostro scopo in Healthcare è aiutare a creare, migliorare e prolungare le vite. Sviluppiamo medicinali, dispositivi intelligenti e tecnologie innovative in aree terapeutiche come Oncology, Neurology e Fertility. I nostri team lavorano insieme in 6 continenti con passione e incessante curiosità per aiutare i pazienti in ogni fase della vita. Unirsi al nostro team Healthcare significa far parte di una cultura lavorativa diversificata, inclusiva e flessibile, che presenta grandi opportunità di sviluppo personale e avanzamento di carriera in tutto il mondo. Cerchiamo un Executive Assistant proattivo e ad alte prestazioni per fornire supporto amministrativo e operativo avanzato ai nostri team globali e locali. Il candidato ideale agirà come un hub centrale per il dipartimento, gestendo la logistica dei meeting cross-funzionali, le previsioni di budget, la pianificazione complessa e la creazione di materiali pronti per il management per garantire la massima efficienza operativa. Responsabilità ChiaveFornire supporto amministrativo di alto livello in tutte le interazioni con gli stakeholder locali e globali, offrendo un'assistenza completa al team allargato oltre il core Leadership Team.Pianificare e gestire calendari giornalieri complessi, coordinare dettagliati viaggi nazionali e internazionali e gestire riunioni di alto livello guidando i dettagli logistici con colleghi interni e fornitori esterni.Gestire la pianificazione, la preparazione e il follow-up end-to-end per i meeting globali (creazione di agende, consolidamento di presentazioni, preparazione di verbali accurati, rilevazione dei punti d'azione e distribuzione dei deliverable).Assistere nel design, nello sviluppo e nell'assemblaggio di materiali di presentazione sofisticati - incluse grafiche PowerPoint di alto livello, design di notebook e contenuti strutturati - spesso destinati al management esecutivo o a partner esterni, mantenendo al contempo una libreria dedicata di template.Compilare, preparare e distribuire in modo tempestivo report o materiali complessi, dettagliati e sofisticati, tracciando e consegnando efficientemente documenti importanti che richiedono la firma del management.Lavorare a stretto contatto con altre funzioni interne per garantire che il dipartimento operi al più alto livello di efficienza, agendo come interfaccia principale con Facilities (per la gestione degli spazi) e IT (per tecnologie e attrezzature completamente funzionanti e aggiornate).Gestire il budget del dipartimento elaborando fatture, preparando richieste d'acquisto, tracciando i costi, eseguendo previsioni a lungo termine ed elaborando note spese attraverso i sistemi aziendali per garantire la conformità al budget.Preparare ed eseguire piani di onboarding per i nuovi colleghi; mantenere liste di distribuzione del team, organigrammi, liste del personale e repository di documenti rilevanti (ad es. Teams, SharePoint); e gestire proattivamente le forniture per l'ufficio e l'armadio delle scorte. Il Tuo ProfiloEsperienza comprovata come Executive Assistant, Operations Coordinator o in un ruolo di supporto di alto livello simile all'interno di un ambiente aziendale complesso, globale o a matrice.Eccezionali capacità comunicative interpersonali, scritte e orali, con una dimostrata capacità di comunicare con fiducia a tutti i livelli di un'organizzazione.Un track record comprovato con esempi concreti di sviluppo, cura e mantenimento di forti relazioni collaborative tra diversi dipartimenti e funzioni.Una forte mentalità orientata al servizio clienti con la capacità di comprendere profondamente l'ambito, il contenuto e gli obiettivi delle iniziative e dei programmi in corso del team per fornire il massimo servizio proattivo.Forti capacità organizzative e di gestione del tempo, con una meticolosa attenzione ai dettagli e un impegno assoluto nel dare seguito a tutti i compiti assegnati.Mentalità altamente adattabile e flessibile con una comprovata capacità di gestire con successo il multitasking, dare priorità a carichi di lavoro variabili e gestire documenti complessi e sofisticati sotto scadenze strette.Elevata familiarità con i flussi di lavoro di finanza aziendale di base (monitoraggio del budget, fatturazione, previsioni) e competenza avanzata nella gestione di dati o spazi di lavoro digitali (SharePoint, Microsoft Teams).Competenza o talento specializzato per il layout visivo, la gestione dei template e la disposizione grafica, in particolare nella creazione di presentazioni PowerPoint di alta gamma e pronte per il management.La fluidità in inglese (sia scritto che parlato) è obbligatoria per comunicare in modo efficace e professionale all'interno della nostra rete globale e gestire complessa documentazione internazionale. Cosa offriamo: Siamo menti curiose che provengono da una vasta gamma di background, prospettive ed esperienze di vita. Crediamo che questa varietà guidi l'eccellenza e l'innovazione, rafforzando la nostra capacità di guidare nella scienza e nella tecnologia. Ci impegniamo a creare accesso e opportunità per tutti per svilupparsi e crescere al proprio ritmo. Unisciti a noi nel costruire una cultura di inclusione e appartenenza che ha un impatto su milioni di persone e consente a tutti di sprigionare la propria magia e sostenere il progresso umano! Candidati ora e diventa parte di un team dedicato a Sparki