Technische Sekretärin / Technischer Sekretär )

Ref 2580790 | Ref entreprise: BBBH47468_ | Date: 24 Sept 2026

New Work Human Resources

Technische Sekretärin / Technischer Sekretär H/F)

Wir leben die „Dimension Humaine“ seit über 20 Jahren, mit Leidenschaft, Unternehmergeist und Teamgeist.

Wohlwollen, die Energie eines Lächelns und ein starkes Engagement sind die Schlüsselwörter, um Sie bei jedem Schritt Ihrer beruflichen Übergänge zu begleiten.

Im Auftrag eines unserer Kunden suchen wir eine technische Sekretärin / einen technischen Sekretär (H/F).

Ihre zukünftigen Verantwortlichkeiten:

• Sie stehen im Zentrum der täglichen Organisation des Unternehmens und stellen die Verbindung zwischen der Geschäftsleitung, den Teams vor Ort, den Kunden und den Lieferanten sicher.
• Sie übernehmen den telefonischen Empfang und die Bearbeitung von E-Mails.
• Sie informieren die Kunden und leiten Anfragen an die zuständigen Personen weiter.
• Sie verfassen Korrespondenzen, Angebote, Bestätigungen und verschiedene administrative Dokumente.
• Sie organisieren und klassieren Kunden- und Baustellenakten.
• Sie stellen die Archivierung und Aktualisierung der Dokumente sicher.
• Sie verwalten den ein- und ausgehenden Postverkehr.
• Sie halten die verschiedenen Datenbanken und internen Listen aktuell.
• Sie erfassen neue Kundenanfragen.
• Sie bereiten Baustellenakten vor und eröffnen diese.
• Sie stellen die administrative Nachverfolgung der laufenden Arbeiten sicher.
• Sie organisieren Termine und Baustellenbesichtigungen.
• Sie beteiligen sich an der Planung der Teams und Einsätze.
• Sie koordinieren die Informationen zwischen den Kunden, der Geschäftsleitung und den Mitarbeitern vor Ort.
• Sie überwachen die Fristen und den administrativen Fortschritt der Baustellen.
• Sie bereiten die für die Teams notwendigen Dokumente vor, bevor diese zu den Baustellen aufbrechen.
• Sie bearbeiten die von den Mitarbeitern übermittelten Berichte und Arbeitsbelege.
• Sie bereiten Kostenvoranschläge und Angebote vor und gestalten diese.
• Sie stellen die Nachverfolgung der an die Kunden gesendeten Angebote sicher.
• Sie erstellen Auftragsbestätigungen.
• Sie bereiten Rechnungen und Arbeitsfortschrittsberichte vor.
• Sie kontrollieren die auf den Baustellen geleisteten Stunden und Leistungen.
• Sie überprüfen Lieferbelege und Lieferantenrechnungen.
• Sie stellen die Nachverfolgung von Zahlungen und offenen Rechnungen sicher.
• Sie bereiten Zahlungserinnerungen vor.
• Sie leiten die notwendigen Dokumente an die Buchhaltung weiter.

Ihr Profil:

• Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung mit Erfahrung in einem Bauunternehmen.
• Sie sind eine organisierte, exakte, selbstständige und vielseitige Person, die in der Lage ist, mehrere Dossiers gleichzeitig zu verwalten und Prioritäten zu setzen.
• Sie verfügen über ein ausgezeichnetes Organisationstalent und schätzen die Arbeit in einem dynamischen Umfeld. Sie können bei Unvorhersehbarem reaktionsschnell agieren und finden schnell geeignete Lösungen.
• Sie sind sicher im Kontakt mit Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern und besitzen einen guten Teamgeist.
• Sie beherrschen die gängigen IT-Werkzeuge und verfügen über gute Schreib- und administrative Fähigkeiten.
• Sie arbeiten präzise und gewährleisten eine zuverlässige Nachverfolgung von Dossiers, Fristen und verschiedenen Anfragen.
• Sie haben Interesse am Bereich Gartenbau, Außenanlagen und Bauwesen. Erfahrung in einem technischen Umfeld, im Baugewerbe oder in einem Gartenbaubetrieb ist ein Vorteil.

Ihre Bedingungen:

Sie werden Teil einer Struktur, die Qualitätsbedingungen, Teamgeist und Personalstabilität bietet. Ihre Aufgaben werden vielfältig sein und Ihre Karriereplanung ist sichergestellt. Wir bieten Ihnen einen maßgeschneiderten Beratungsansatz, indem wir Ihnen Kenntnisse über das Unternehmen, seine Werte und Prinzipien vermitteln.

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