Sekretärin für ein Gipser- und Malerunternehmen

Ihre Mission

Entgegennahme von Telefonanrufen und E-Mails Empfang und Auskunft für Kunden Verwaltung der Post und Korrespondenz Erstellung und Versand von Offerten und Kostenvoranschlägen Erstellung von Rechnungen und Arbeitsfortschrittsberichten Durchführung von Zahlungserinnerungen Erfassung und Nachverfolgung von Materialbestellungen Organisation und Verwaltung von Terminen Führung der Kunden- und Lieferantenakten Vorbereitung administrativer Dokumente für Baustellen Durchführung von Massaufnahmen und Aufnahmen nach Bedarf Erfassung der Arbeitsstunden der Mitarbeiter Vorbereitung der für die Lohnabrechnung notwendigen Elemente Verfolgung von Abwesenheiten, Ferien und Krankheit des Personals Klassifizieren und Archivieren von Dokumenten Sicherstellung der administrativen Baustellenbegleitung Kommunikation mit Kunden, Lieferanten, Architekten und anderen Beteiligten Verfolgung von Genehmigungsanträgen, Dokumenten und Bescheinigungen nach Bedarf Verwaltung der laufenden administrativen Aufgaben des Unternehmens Unterstützung der Geschäftsleitung bei der Organisation und Führung des Unternehmens

Ihr Profil

Nachgewiesene Erfahrung in einem Gipser- und Malerunternehmen, idealerweise 10 Jahre oder mehr Gute Kenntnisse des Baugewerbes und der Abläufe auf Baustellen Sehr gute Beherrschung administrativer Aufgaben Beherrschung der Software Baubit und Atrois Gute Beherrschung der IT-Tools und der Office-Suite Wissen über die Erstellung und Nachverfolgung von Offerten und Kostenvoranschlägen Wissen über die Erstellung von Rechnungen und Arbeitsfortschrittsberichten Wissen über die Durchführung von Massaufnahmen und Arbeitsaufnahmen Kenntnisse in der Debitorenverfolgung und im Mahnwesen Gute Organisation und Fähigkeit, mehrere Dossiers gleichzeitig zu verwalten Selbstständigkeit bei der Arbeit und Verantwortungsbewusstsein Gewissenhafte, sorgfältige und zuverlässige Person Gutes Prioritäten- und Fristenmanagement Sicherheit im Umgang mit Zahlen Gute Schreibfähigkeiten und ausgezeichnete Rechtschreibung Kommunikationsfähigkeit mit Kunden, Lieferanten, Architekten und Mitarbeitern Fähigkeit, autonom zu arbeiten und gleichzeitig mit der Geschäftsleitung und den Teams zu kooperieren Stressresistenz und Fähigkeit, mit Unvorhersehbarem umzugehen Diskretion und Einhaltung der Vertraulichkeit Eigeninitiative und Fähigkeit, Lösungen zu finden Dienstleistungsorientierung und guter Kundenkontakt Führerschein und Fahrzeug, ein Vorteil Fliessend in Französisch, mündlich wie schriftlich Idealerweise wohnhaft im Kanton Vaud