Office Coordinator 40% - Student

Ref 2589264 | Date: 4 Nov 2026

Academic Work Switzerland

Bist du motiviert durch einen rhythmisierten, niemals statischen Alltag? Bist du die Person, die man anruft, wenn man Dinge organisieren, lösen oder arrangieren muss?
Bist du zu 40 % verfügbar und bereit, im Herzen des Lebens eines dynamischen Büros zu sein? Dieser Job könnte genau der deine sein.

Office Coordinator 40% - Student
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Über die Rolle

Bei Academic Work begleiten wir seit fast 30 Jahren Berufseinsteiger. Was uns auszeichnet? Eine starke Unternehmenskultur und das unerschütterliche Engagement unserer Mitarbeitenden.

Und hier kommst du ins Spiel: Wir suchen einen Office Coordinator zu 40%, um das tägliche Leben in unserem Büro in Genf zu unterstützen.

In dieser Rolle bist du die zentrale Anlaufstelle des Büros: Du sorgst dafür, dass alles funktioniert – von der Kaffeemaschine bis hin zu Präsentationen für den Branch Manager. Du bist gleichzeitig logistischer Dirigent, Problemlöser im Alltag und Garant für das reibungslose Funktionieren des Büros gegenüber anspruchsvollen Vertriebsteams. Kurz gesagt: die Person, ohne die das Büro nicht so gut laufen würde.

Aufgaben
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• Organisation des Büros verwalten: Bestellungen von Büromaterial, interne Anfragen (Material, IT), Überwachung von Verbrauchsmaterialien, Einrichtung von Arbeitsplätzen
• Ansprechperson für externe Dienstleister sein (Reinigung, Hauswartung, Lieferungen usw.)
• Wöchentliche Präsentationen erstellen und den Branch Manager bei der Verbreitung von Mitteilungen unterstützen
• Gestaltung und Logistik interner Events mit einer mitreissenden Energie steuern (von wöchentlichen Apéros bis zur Christmas party)
• Ausgaben im Zusammenhang mit dem Office Management verwalten und die Koordination mit dem Finance-Team sicherstellen
• Anrufe sowie Kontakt-/Info-E-Mails entgegennehmen und bearbeiten

Was wir suchen

Du bist idealerweise:

• Eingeschriebene/r Student/in für noch mindestens 12 Monate
• Verfügst über einen echten Servicegedanken und weisst auch, Nein zu sagen und Prioritäten zu setzen
• Organisiert, reaktionsschnell und über eine exzellente Stressresistenz verfügend, um angesichts von Unvorhergesehenem und Notfällen einen kühlen Kopf zu bewahren
• Von positiver Energie getrieben und kommunikativ, wodurch du natürlich zu einer guten Arbeitsatmosphäre beiträgst
• Sicher im Umgang mit der Google Office Suite (Google sheet, Google slide, etc.)
• Fliessend in Französisch, mit einem sehr guten Niveau in Englisch (C1)
• Verfügbar zu 40 % (4 Schichten pro Woche) mit obligatorischer Präsenz am Montagmorgen und Donnerstagnachmittag, plus zwei zusätzlichen Schichten nach Wahl zwischen Montag, Dienstag, Mittwoch und Donnerstag
• Flexibel bis zu 50 % in bestimmten Zeiträumen (Ende März zum Beispiel)
• Motiviert, an den bedeutenden Events der Branch teilzunehmen (Goal Trip, Summer, Autumn, Christmas)

Unser Rekrutierungsprozess
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Dieser Rekrutierungsprozess wird von Academic Work verwaltet.

Unser Auswahlprozess ist kontinuierlich und die Anzeige kann geschlossen werden, bevor der Rekrutierungsprozess beendet ist, falls wir in die nächste Phase übergegangen sind. Der Prozess umfasst zwei Tests: einen Persönlichkeitstest und einen kognitiven Test. Diese Tests sind Werkzeuge, um das richtige Talent für die richtige Stelle zu finden, um Gleichheit, Vielfalt und einen fairen Prozess zu gewährleisten.

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