Office Coordinator 40% - Etudiant

Ref 2589264 | Date: 4 Nov 2026

Academic Work Switzerland

Sei motivato-a da una quotidianità ritmata e mai statica? Sei la persona che viene chiamata quando bisogna organizzare, sbloccare o sistemare le cose?
Sei disponibile al 40% e pronto-a a stare al centro della vita di un ufficio dinamico? Questo lavoro potrebbe fare proprio al caso tuo.

Office Coordinator 40% - Etudiant
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A proposito del ruolo

Presso Academic Work, accompagniamo da quasi 30 anni i professionisti all'inizio della carriera. Cosa ci distingue? Una forte cultura aziendale e un impegno incrollabile dei nostri collaboratori.

Ed è qui che entri in gioco: cerchiamo un Office coordinator al 40% per accompagnare la vita quotidiana del nostro ufficio di Ginevra.

In questo ruolo, sarai il punto di contatto centrale dell'ufficio: farai in modo che tutto funzioni - dalla macchina del caffè alle presentazioni per il Branch Manager. Sarai al tempo stesso direttore d'orchestra logistico, problem solver quotidiano e garante del buon funzionamento dell'ufficio di fronte a team commerciali esigenti. In breve, la persona senza la quale l'ufficio non funzionerebbe così bene.

Attività
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• Gestire l'organizzazione dell'ufficio: ordini di forniture, richieste interne (materiale, IT), monitoraggio dei consumabili, installazione delle postazioni di lavoro
• Essere l'interlocutore delle fornitori esterni (pulizia, conciergerie, consegne, ecc.)
• Creare presentazioni settimanali e supportare il Branch Manager nella diffusione delle comunicazioni
• Gestire la progettazione e la logistica degli eventi interni con un'energia capace di unire (dagli aperitivi settimanali alla Christmas party)
• Gestire le spese relative all'office management e assicurare il coordinamento con il team Finance
• Monitorare e gestire le chiamate e le e-mail di contatto / info

Cosa cerchiamo

Saresti il profilo ideale se:

• Sei uno studente iscritto per almeno altri 12 mesi
• Dotato-a di un vero senso del servizio, sai anche dire di no e dare priorità
• Organizzato-a, reattivo-a e dotato-a di un'eccellente resistenza allo stress per mantenere la calma di fronte agli imprevisti e alle urgenze
• Spinto-a da un'energia positiva e comunicativo-a, contribuisci naturalmente a una buona atmosfera di lavoro
• A proprio agio con la suite Google Office (Google sheet, Google slide, etc.)
• Fluente in francese, con un livello molto buono di inglese (C1)
• Disponibile al 40% (4 turni a settimana) con presenza obbligatoria il lunedì mattina e il giovedì pomeriggio, più due turni supplementari a scelta tra lunedì, martedì, mercoledì e giovedì
• Flessibile fino al 50% in certi periodi (fine marzo ad esempio)
• Motivato-a a partecipare agli eventi significativi della Branch (Goal Trip, Summer, Autumn, Christmas)

Il nostro processo di reclutamento
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Questo processo di reclutamento è gestito da Academic Work.

Il nostro processo di selezione è continuo e l'annuncio può essere chiuso prima che il processo di reclutamento sia terminato se siamo passati alla fase successiva. Il processo comprende due test: un test di personalità e un test cognitivo. Questi test sono strumenti che permettono di trovare il talento giusto per il posto giusto, al fine di garantire uguaglianza, diversità e un processo equo.

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