Sachbearbeiter/in Export-Auftragsabwicklung (m/w/d)

Die im Jahr 1941 gegründete TESA SA mit Sitz in Renens, Schweiz, fertigt und vertreibt Präzisionsmessinstrumente, die für Qualität, Zuverlässigkeit und Langlebigkeit stehen. Seit über 70 Jahren zeichnet sich TESA auf dem Markt durch die Exzellenz seiner Produkte, sein einzigartiges Know-how in der Mikromechanik und Präzisionsfertigung sowie seine weitreichende Erfahrung im Bereich der dimensionsalen Metrologie aus. Die Marke TESA ist weltweit führend bei vertikalen Messgeräten und eine Ikone durch ihr breites Sortiment an Instrumenten, darunter insbesondere: Messschieber, Mikrometer, Messuhren, Hebelanzeiger und induktive Tastköpfe. TESA hat sich als echte Referenz in der Wareneingangskontrolle, in Produktionswerkstätten und in Qualitätskontrolllaboren etabliert. Das Unternehmen konzentriert sich über sein internationales Vertriebsnetz auf die Branchen: Mechanik, Mikromechanik, Automobil, Luftfahrt, Uhrenindustrie und Medizin. Seit 2023 ist TESA Teil von Hangzhu Great Star, einem weltweit führenden Anbieter von Industriegeräten.

Die Stelle
Unsere Produkte gehen jeden Tag in alle vier Ecken der Welt. Zwischen einer Bestellung in Singapur, einem Zolldossier für Brasilien und einer Teilieferung, die mit der Produktion abgestimmt werden muss, ist es die Auftragsabwicklung, die das Versprechen gegenüber dem Kunden einhält.

Für unseren Standort in Renens suchen wir eine/n Sachbearbeiter/in Export-Auftragsabwicklung.

Sie verwalten eigenverantwortlich ein internationales Kundenportfolio, vom Angebot bis zum Zahlungseingang. Sie achten auf die Richtigkeit der Daten im ERP sowie auf die regulatorische und dokumentarische Konformität jeder Sendung. Als zentrale Ansprechperson für Ihre Kunden kennen Sie deren Dossiers, antizipieren Unwägbarkeiten und bieten ihnen eine qualitativ hochwertige Beziehung, unabhängig von deren Land oder Sprache.

Ihre Aufgaben
Management von Angeboten und des Auftragsbestands (ERP / SAP)

• Erfassung, Kontrolle und Nachverfolgung von Angeboten und Bestellungen in SAP bis zur Rechnungsstellung.
• Steuerung Ihres Auftragsbestands: Fristen, Restposten, Teillieferungen, blockierte Bestellungen.
• Erstellung der Exportdokumentation und Sicherstellung der Konformität: Incoterms®, Ursprungszeugnisse, Akkreditive, Exportkontrollregeln.
• Organisation der Sendungen mit Speditionen und Transporteuren.
• Bearbeitung von Reklamationen, Rücksendungen und Gutschriften bis zum Abschluss des Dossiers.
• Überwachung der Kennzahlen Ihres Portfolios und Meldung von Abweichungen.

Internationale Kundenbetreuung

• Einziger und identifizierter Ansprechpartner für den Kunden für alle administrativen und logistischen Teile seiner Bestellung (Prinzip „one face to the customer“).
• Beantwortung von Kundenanfragen — Verfügbarkeit, Liefertermin, Preis, Dokumentation — innerhalb der definierten Servicezeiten, auf Englisch und in den weiteren Sprachen des Portfolios.
• Proaktive Information des Kunden über etwaige Unwägbarkeiten (Verzug, Engpässe, Änderungen) und Vorschlag einer Lösung, bevor dieser nachhaken muss.
• Verfassen einer professionellen, exakten und dem kulturellen Kontext des Gesprächspartners angepassten Geschäftskorrespondenz.
• Unterstützung der Gebietsleiter, Agenten und Distributoren bei der Vorbereitung von Besuchen und Portfolio-Reviews.
• Beitrag zur Kundenbindung: Kenntnis der Gewohnheiten, Einschränkungen und Herausforderungen der Schlüsselkunden.

Export, Zoll und Compliance

• Erstellung und Kontrolle der Exportdokumentation: Handels- und Proforma-Rechnung, Packliste, Ursprungszeugnis, EUR.1 / ATR, Ursprungserklärung auf der Rechnung, Transportdokumente.
• Anwendung der Incoterms® 2020 und Überprüfung ihrer Konsistenz mit der Transportart, der Versicherung sowie der Verteilung von Kosten und Risiken.
• Organisation der Sendungen mit Speditionen und Transporteuren (Straße, Luft, See, Express) und Kontrolle der Angebote und Fristen.
• Bearbeitung von Akkreditiven und Dokumenteninkassi mit der Buchhaltung: Konformität der Dokumente, strikte Einhaltung der Vorlagefristen.
• Anwendung der Exportkontrollen: Zolltarifliche Einordnung der Produkte, Überprüfung von Sanktionslisten und Embargos, Wachsamkeit bei sensiblen Bestimmungsorten und Verwendungszwecken, sofortige Eskalation von Zweifelsfällen.
• Anwendung der Versandregeln für Gefahrgut, sofern das Produkt dies erfordert (ADR / IATA / IMDG), in Zusammenarbeit mit den zertifizierten Personen des Unternehmens.
• Erstellung, Kontrolle und Archivierung der Versanddossiers zum Zwecke der Rückverfolgbarkeit und für Audits.

Zahlenbasierte Überwachung und Steuerung des Portfolios

• Extrahieren und Auswerten von ERP-Daten (Angebote, Bestellungen, Bestände, Lieferungen, Fakturierung) zur Befüllung der wöchentlichen und monatlichen Überwachungstabellen.
• Überwachung und Kommentierung der Kennzahlen des Portfolios: fakturierter Umsatz, Auftragsbestand, Servicegrad, Verzug, Außenstände.
• Kontrolle von Preisen, Margen, Rabatten, Preisstaffeln und Sonderbedingungen; Alarmierung bei Abweichungen oder Inkonsistenzen.
• Überprüfung von Berechnungen für Transportkosten, Steuern, Zahlungsbedingungen und Währungsumrechnungen vor jeder Verpflichtung gegenüber dem Kunden.
• Überwachung der Außenstände und Zahlungsverzug des Portfolios gemeinsam mit dem Credit Management und Mitwirkung bei Mahnungen.
• Erstellung punktueller Analysen auf Anfrage: Entwicklung eines Kunden, Saisonalität, Konversionsrate von Angeboten, Ursachen für Verzug.

After-Sales-Service, Streitigkeiten und Retouren

• Erfassung und Bearbeitung von Kundenreklamationen: Qualität, Menge, Transport, Fakturierung.
• Verwaltung von Warenrücksendungen: Autorisierung, Erhalt, Bewertung, angewandter Gutschriftssatz, Erstellung der Gutschrift nach Validierung.
• Steuerung von Streitfällen bis zu deren Abschluss durch Dokumentation des Austauschs, der Entscheidungen und der gewährten Kulanzleistungen.
• Sicherstellung der Verbindung zur Qualitätssicherung und zum technischen Service