Assistente Amministrazione Vendite Export (M/F)

Assistente Amministrazione Vendite Export (M/F)

Fondata nel 1941 e con sede a Renens, Svizzera, TESA SA produce e commercializza strumenti di misura di precisione, garanzia di qualità, affidabilità e longevità. Da oltre 70 anni, TESA si distingue sul mercato per l'eccellenza dei suoi prodotti, la sua competenza unica nella micromecanica e nell'utensilaria di precisione, nonché la sua esperienza ampiamente provata nel campo della metrologia dimensionale. Il marchio TESA è il leader mondiale dei misuratori verticali e una figura emblematica per la sua vasta gamma di strumenti che comprendono, tra gli altri: calibri, micrometri, comparatori, indicatori a leva e tastatori induttivi. TESA si impone come un vero punto di riferimento nel controllo in entrata, negli atelier di produzione e nei laboratori di controllo qualità. L'azienda si concentra sui settori: meccanico, micromecanico, automobilistico, aeronautico, orologiero e medico attraverso la sua rete di distribuzione internazionale. Dal 2023, TESA fa parte di Hangzhu Great Star, fornitore leader mondiale nell'attrezzaggio industriale.

Il ruolo
I nostri prodotti partono ogni giorno per tutti gli angoli del mondo. Tra un ordine a Singapore, una pratica doganale per il Brasile e una consegna parziale da decidere con la produzione, è l'amministrazione delle vendite che mantiene la promessa fatta al cliente.

Per il nostro sito di Renens, cerchiamo un/una Assistente Amministrazione Vendite Export.

Gestirà in totale autonomia un portafoglio di clienti internazionali, dall'offerta all'incasso. Assicurerà l'esattezza dei dati nell'ERP e la conformità normativa e documentale di ogni spedizione. Interlocutore/trice di riferimento per i vostri clienti, conoscerà le loro pratiche, anticiperà gli imprevisti e offrirà loro una relazione di qualità, indipendentemente dal loro paese o dalla loro lingua.

Le vostre missioni
Gestione delle offerte e del portafoglio ordini (ERP / SAP)

• Inserire, controllare e seguire le offerte e gli ordini in SAP, fino alla fatturazione.
• Gestire il portafoglio ordini: scadenze, residui, consegne parziali, ordini bloccati.
• Predisporre la documentazione di esportazione e assicurarne la conformità: Incoterms®, certificati di origine, crediti documentari, regole di controllo all'esportazione.
• Organizzare le spedizioni con spedizionieri e trasportatori.
• Gestire i reclami, i resi e gli aventi a debito fino alla chiusura della pratica.
• Monitorare i numeri del proprio portafoglio e segnalare gli scostamenti.

Relazione commerciale internazionale

• Essere l'unico interlocutore identificato del cliente per tutta la parte amministrativa e logistica del suo ordine (principio «one face to the customer»).
• Rispondere alle richieste dei clienti — disponibilità, tempi, prezzi, documentazione — entro i tempi di servizio definiti, in inglese e nelle altre lingue del portafoglio.
• Informare proattivamente il cliente di ogni imprevisto (ritardo, rottura di stock, modifica) e proporre una soluzione prima che debba sollecitare.
• Redigere una corrispondenza commerciale professionale, esatta e adattata al contesto culturale dell'interlocutore.
• Supportare i responsabili di zona, gli agenti e i distributori nella preparazione delle visite e delle revisioni del portafoglio.
• Contribuire alla fidelizzazione: conoscere le abitudini, i vincoli e le sfide dei propri clienti chiave.

Export, dogana e conformità

• Predisporre e controllare la documentazione di esportazione: fattura commerciale e proforma, lista di imballaggio, certificato di origine, EUR.1 / ATR, dichiarazione di origine in fattura, documenti di trasporto.
• Applicare gli Incoterms® 2020 e verificarne la coerenza con la modalità di trasporto, l'assicurazione e la ripartizione di costi e rischi.
• Organizzare le spedizioni con spedizionieri e trasportatori (stradale, aereo, marittimo, espresso) e controllare preventivi e scadenze.
• Gestire crediti e incassi documentari con la contabilità: conformità dei documenti, rispetto rigoroso dei termini di presentazione.
• Applicare i controlli all'esportazione: classificazione doganale dei prodotti, verifica delle liste di sanzioni ed embargo, vigilanza sulle destinazioni e utilizzi sensibili, escalation immediata dei casi dubbi.
• Applicare le regole di spedizione delle merci pericolose quando il prodotto lo richiede (ADR / IATA / IMDG), in collaborazione con le persone certificate dell'azienda.
• Costituire, controllare e archiviare i dossier di spedizione ai fini della tracciabilità e dell'audit.

Monitoraggio numerico e gestione del portafoglio

• Estrarre e sfruttare i dati dell'ERP (offerte, ordini, scorte, consegne, fatturazione) per alimentare le tabelle di monitoraggio settimanali e mensili.
• Seguire e commentare gli indicatori del proprio portafoglio: fatturato, portafoglio ordini, tasso di servizio, ritardi, credito residuo.
• Controllare prezzi, margini, sconti, scale di prezzo e condizioni particolari; segnalare eventuali scostamenti o incongruenze.
• Verificare i calcoli delle spese di trasporto, delle tasse, delle condizioni di pagamento e della conversione delle valute prima di ogni impegno con il cliente.
• Monitorare il credito residuo e i ritardi di pagamento del proprio portafoglio con il credit management e contribuire ai solleciti.
• Produrre analisi puntuali su richiesta: evoluzione di un cliente, stagionalità, tasso di trasformazione delle offerte, cause di ritardo.

Servizio post-vendita, controversie e resi

• Registrare e istruire i reclami dei clienti: qualità, quantità, trasporto, fatturazione.
• Gestire i resi di merce: autorizzazione, ricezione, valutazione, tasso di nota di credito applicato, emissione della nota di credito dopo validazione.
• Gestire le pratiche di controversia fino alla loro chiusura, documentando gli scambi, le decisioni e i gesti commerciali concessi.
• Assicurare il collegamento con la qualità e il servizio tecnico per richieste di riparazione, calibrazione o perizia.