Executive Assistant to the Director General

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Über uns

Die International Skating Union (ISU) ist der weltweite Dachverband für Eiskunstlauf, Speed Skating, Short Track Speed Skating und Synchronized Skating. Die 1892 gegründete ISU ist der älteste internationale Wintersportverband und arbeitet heute mit mehr als 100 Mitgliedsverbänden in fast 80 Ländern zusammen, um das Eislaufen weltweit zu fördern und zu entwickeln. Im Herzen der ISU steht ein mutiger Ehrgeiz: eine Welt zu schaffen, in der jeder den Nervenkitzel des Eislaufens erleben und genießen kann. Durch Vision 2030 transformiert die ISU die Zukunft des Eislaufens, indem sie zu einer Organisation wird, die den Athleten an erste Stelle setzt, auf die Mitglieder fokussiert ist und die Fans ins Zentrum stellt sowie Innovation, Wachstum und globales Engagement in allen Disziplinen vorantreibt.

Was die ISU einzigartig macht, ist die Möglichkeit, die Leidenschaft für den Sport mit einer bedeutungsvollen globalen Wirkung zu verbinden. Als Teil eines eng verbundenen und kollaborativen Teams haben Sie die Chance, zum Wachstum eines weltweiten Sports beizutragen, mit Stakeholdern über Kontinente hinweg zusammenzuarbeiten und die Zukunft des Eislaufens für kommende Generationen mitzugestalten.

Die Rolle

Der Executive Assistant bietet hochrangige administrative, operative und koordinative Unterstützung für den Director General und stellt den reibungslosen täglichen Betrieb des Büros des Director General sowie die effektive Umsetzung strategischer Prioritäten sicher.

Als vertrauenswürdiger Partner des Director General antizipiert der Executive Assistant Bedürfnisse, ergreift die Initiative und beseitigt proaktiv Hindernisse, um den Arbeitsablauf und die organisatorische Effektivität zu optimieren. Die Rolle dient als zentrale Schnittstelle zwischen dem Director General und einer breiten Palette von internen und externen Stakeholdern, was ausserordentliche Professionalität, Diskretion und fundiertes Urteilsvermögen erfordert.

Durch die Arbeit in einer globalen Organisation und einem internationalen sportlichen Umfeld über mehrere Zeitzonen hinweg erfordert die Rolle Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und die Fähigkeit, unter Druck ruhig zu bleiben, während gleichzeitig konkurrierende Prioritäten effektiv verwaltet werden. Der Executive Assistant spielt eine wichtige Rolle dabei, den Director General zu befähigen, sich auf strategische Führung, Governance, Stakeholder-Engagement und die organisatorische Leistung zu konzentrieren.

Hauptverantwortlichkeiten

Executive Administration

• Bietet umfassende administrative Unterstützung für den Director General, einschliesslich Kalendermanagement, Terminplanung, Korrespondenzmanagement und Reisekoordination.
• Antizipiert Prioritäten und verwaltet proaktiv konkurrierende Anforderungen an die Zeit des Director General.
• Koordiniert Termine, Einladungen und logistische Arrangements, um ein effizientes Management des Büros des Director General zu gewährleisten.

Stakeholder Liaison

• Dient als primärer Ansprechpartner zwischen dem Director General und internen sowie externen Stakeholdern.
• Baut effektive Arbeitsbeziehungen zu Mitgliedsverbänden, Council-Mitgliedern, Athleten, Partnern, Dienstleistern und anderen Stakeholdern auf und pflegt diese.
• Stellt sicher, dass die Kommunikation professionell, effizient und vertraulich gehandhabt wird.

Executive Documentation

• Bereitet Präsentationen, Berichte, Briefing-Unterlagen, Agenden und andere vom Director General benötigte Dokumente vor, prüft und koordiniert diese.
• Stellt sicher, dass alle Materialien korrekt, professionell präsentiert und zeitgerecht geliefert werden.

Meeting Coordination & Follow-Up

• Organisiert Meetings unter Beteiligung des Director General, einschliesslich Terminplanung, Logistik, Agenden-Vorbereitung und Verteilung von Sitzungsmaterialien.
• Nnimmt nach Bedarf an Meetings teil, erstellt Protokolle, zeichnet Entscheidungen auf und verfolgt Follow-up-Massnahmen.
• Führt Action Tracker und überwacht den Fortschritt im Hinblick auf vereinbarte Fristen.

Briefing & Meeting Preparation

• Recherchiert, stellt zusammen und bereitet Briefing-Materialien und Hintergrundinformationen für Meetings, Events und Stakeholder-Engagements vor.
• Stellt sicher, dass der Director General auf alle Verpflichtungen und Entscheidungssitzungen vollständig vorbereitet ist.

Written Communications

• Entwirft, korrekturliest und bearbeitet Korrespondenz, E-Mails, Reden, Präsentationen, Berichte und andere Kommunikationsmittel im Namen des Director General.
• Stellt sicher, dass die Botschaften klar, professionell und auf die Ziele und Prioritäten der ISU abgestimmt sind.

Internal Communications Support

• Unterstützt die Kommunikation von Schlüsselbotschaften und Entscheidungen des Director General an Mitarbeiter und Stakeholder.
• Unterstützt bei der Koordination der Kommunikation in Bezug auf strategische Initiativen, organisatorische Prioritäten und Governance-Angelegenheiten.

Event & Engagement Coordination

• Koordiniert Konferenzen, Events, offizielle Funktionen und Stakeholder-Engagements unter Beteiligung des Director General.
• Verwaltet die damit verbundene Logistik, Reisearrangements, Hospitality-Anforderungen und Stakeholder-Koordination.
• Arbeitet mit internen Teams und externen Partnern zusammen, um eine erfolgreiche Durchführung zu gewährleisten.

International Event Coordination

• Koordiniert die Teilnahme des Director General an ISU-Events und internationalen Meetings im Zusammenhang mit Eiskunstlauf, Speed Skating und der breiteren Olympischen Bewegung.
• Verwaltet Zeitpläne, unterstützende Dokumentation, Stakeholder-Meetings und Reisearrangements im Zusammenhang mit diesen Verpflichtungen.

Official Hosting & Visitor Management

• Begrüsst und empfängt Besucher der ISU im Namen des Büros des Director General.
• Stellt