Assistant de direction du Directeur général

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A propos de nous

L'International Skating Union (ISU) est l'organe directeur mondial du patinage artistique, du patinage de vitesse, du patinage de vitesse en short track et du patinage synchronisé. Fondée en 1892, l'ISU est la plus ancienne fédération internationale de sports d'hiver et travaille aujourd'hui avec plus de 100 fédérations membres à travers près de 80 pays pour faire croître et développer le patinage dans le monde entier. Au cœur de l'ISU se trouve une ambition audacieuse : créer un monde où chacun peut expérimenter et profiter des sensations du patinage. À travers Vision 2030, l'ISU transforme l'avenir du patinage en devenant une organisation axée sur l'athlète, centrée sur les membres et tournée vers les fans, stimulant l'innovation, la croissance et l'engagement mondial dans toutes les disciplines.

Ce qui rend l'ISU unique est l'opportunité de combiner la passion du sport avec un impact mondial significatif. En tant que membre d'une équipe soudée et collaborative, vous aurez la chance de contribuer à la croissance d'un sport mondial, de travailler avec des parties prenantes sur plusieurs continents et d'aider à façonner l'avenir du patinage pour les générations à venir.

Le rôle

L'Assistant de direction fournit un soutien administratif, opérationnel et de coordination de haut niveau au Directeur général, assurant le bon fonctionnement quotidien du bureau du Directeur général et l'exécution efficace des priorités stratégiques.

Agissant en tant que partenaire de confiance du Directeur général, l'Assistant de direction anticipe les besoins, prend des initiatives et élimine proactivement les obstacles pour optimiser le flux de travail et l'efficacité organisationnelle. Le rôle sert de liaison clé entre le Directeur général et un large éventail de parties prenantes internes et externes, exigeant un professionnalisme exceptionnel, de la discrétion et un jugement sûr.

Travaillant au sein d'une organisation mondiale et d'un environnement sportif international à travers plusieurs fuseaux horaires, le rôle exige de la flexibilité, de l'adaptabilité et la capacité de rester calme sous la pression tout en gérant efficacement des priorités concurrentes. L'Assistant de direction joue un rôle important pour permettre au Directeur général de se concentrer sur le leadership stratégique, la gouvernance, l'engagement des parties prenantes et la performance organisationnelle.

Responsabilités clés

Administration de direction

• Fournir un soutien administratif complet au Directeur général, y compris la gestion d'agenda, la planification de réunions, la gestion de la correspondance et la coordination des voyages.
• Anticiper les priorités et gérer proactivement les demandes concurrentes sur le temps du Directeur général.
• Coordonner les rendez-vous, les invitations et les dispositions logistiques pour assurer la gestion efficace du bureau du Directeur général.

Liaison avec les parties prenantes

• Servir de point de contact principal entre le Directeur général et les parties prenantes internes et externes.
• Établir et maintenir des relations de travail efficaces avec les fédérations membres, les membres du Conseil, les athlètes, les partenaires, les prestataires de services et d'autres parties prenantes.
• S'assurer que les communications sont traitées de manière professionnelle, efficace et confidentielle.

Documentation de direction

• Préparer, réviser et coordonner les présentations, rapports, documents d'information, ordres du jour et autres documents requis par le Directeur général.
• S'assurer que tous les documents sont exacts, présentés de manière professionnelle et livrés en temps voulu.

Coordination et suivi des réunions

• Organiser les réunions impliquant le Directeur général, y compris la planification, la logistique, la préparation de l'ordre du jour et la circulation des documents de réunion.
• Assister aux réunions si nécessaire, préparer les procès-verbaux, enregistrer les décisions et assurer le suivi des actions.
• Tenir à jour les outils de suivi des actions et surveiller les progrès par rapport aux échéances convenues.

Préparation des briefings et des réunions

• Rechercher, compiler et préparer le matériel d'information et les données de contexte pour les réunions, événements et engagements auprès des parties prenantes.
• S'assurer que le Directeur général est pleinement préparé pour tous les engagements et discussions décisionnelles.

Communications écrites

• Rédiger, relire et éditer la correspondance, les e-mails, les discours, les présentations, les rapports et autres communications au nom du Directeur général.
• S'assurer que les messages sont clairs, professionnels et alignés sur les objectifs et priorités de l'ISU.

Soutien aux communications internes

• Soutenir la communication des messages clés et des décisions du Directeur général auprès du personnel et des parties prenantes.
• Aider à la coordination des communications relatives aux initiatives stratégiques, aux priorités organisationnelles et aux questions de gouvernance.

Coordination des événements et de l'engagement

• Coordonner les conférences, événements, fonctions officielles et engagements des parties prenantes impliquant le Directeur général.
• Gérer la logistique associée, les dispositions de voyage, les besoins d'accueil et la coordination des parties prenantes.
• Assurer la liaison avec les équipes internes et les partenaires externes pour garantir une exécution réussie.

Coordination des événements internationaux

• Coordonner la participation du Directeur général aux événements de l'ISU et aux réunions internationales liées au patinage artistique, au patinage de vitesse et au mouvement olympique au sens large.
• Gérer les calendriers, la documentation de soutien, les réunions de parties prenantes et les dispositions de voyage associée