Administrative Assistent/in - Abteilung Bauprojekte (a)

Administrative Assistent/in - Abteilung Bauprojekte (a)

Arbeitsort Genève
Beschäftigungsgrad zwischen 80 und 100 %
Beginn nach Vereinbarung

Was Sie erwartet

• Sicherstellung der täglichen administrativen Unterstützung des Teams, das für die Bauprojekte verantwortlich ist
• Verwaltung des E-Mail-Postfachs der Abteilung, der eingehenden und ausgehenden Post sowie der laufenden Korrespondenz
• Kontaktieren und Nachfassen bei internen und externen Ansprechpartnern, um die erforderlichen Informationen und Dokumente einzuholen
• Erstellen, Organisieren, Aktualisieren und Archivieren von Projektunterlagen in digitaler und physischer Form
• Eröffnen, Nachverfolgen und Abschließen von Projekten in den internen Tools und den Plattformen der Kunden
• Sicherstellung der Erfassung, Ablage und Weiterleitung von Dokumenten gemäss den definierten Prozessen
• Aktualisierung der Tracking-Tabellen, Fristen sowie der administrativen, vertraglichen und finanziellen Projektdaten
• Vorbereitung von Offerten, Kreditanträgen, Verträgen und Bestellungen an Lieferanten und Mandatare
• Durchführung einer ersten administrativen Kontrolle von Verträgen, Bestellungen und Rechnungen
• Überwachung der Validierungsprozesse von Dokumenten und Unterstützung externer Partner bei ihren administrativen Schritten
• Bearbeitung und Nachverfolgung von Lieferantenrechnungen sowie der monatlichen Projektabrechnung
• Vorbereitung der Schlussabrechnungen und Unterstützung beim administrativen Projektabschluss
• Verwaltung von Büromaterial, Ausrüstung und Software, die für das reibungslose Funktionieren des Teams notwendig sind

Was Sie mitbringen

• CFC als Kaufmann/-frau oder eine als gleichwertig angesehene Ausbildung
• Erste Erfahrung von 1 bis 2 Jahren in einer administrativen Funktion, idealerweise in einem Projektmanagement-Umfeld
• Kenntnisse im Bausektor sind ein Vorteil
• Exzellente Beherrschung der französischen Sprache in Wort und Schrift
• Grundkenntnisse in Deutsch erwünscht. Englischkenntnisse sind ein Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse der Microsoft Office-Umgebung, insbesondere Word, Excel, PowerPoint und Outlook
• Kenntnisse in SAP, InvoiceR, CAFM Archibus oder Messerli sind ein grosser Vorteil
• Sicherer Umgang mit Remote-Arbeitsumgebungen, insbesondere Citrix, wird geschätzt
• Ausgezeichnete Organisationsfähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen
• Prioritätensetzung, Zuverlässigkeit und Gewissenhaftigkeit bei der Ausführung administrativer Tätigkeiten
• Proaktive Arbeitsweise, Fähigkeit zur Antizipation und Eigeninitiative
• Selbstständiges Arbeiten bei gleichzeitiger Freude an der Teamarbeit
• Leichte Kommunikation, Dienstleistungsorientierung und Einfühlungsvermögen im Umgang mit verschiedenen Ansprechpartnern
• Flexibilität und die Fähigkeit, auch in Zeiten hoher Arbeitsbelastung den Überblick zu behalten
• Grosses Interesse an Erfassungsarbeiten und repetitiven Aufgaben, Kontrolle und Nachverfolgung, die Präzision, Beständigkeit und Konzentration erfordern
• Bereitschaft, gelegentlich vielfältige Aufgaben zu übernehmen, die über den üblichen administrativen Rahmen hinausgehen

Bereit für uns? Wir sind bereit für Sie.

Bei ISS Suisse sorgen wir jeden Tag für das reibungslose Funktionieren und den Komfort von Büros, Laboren, Flughäfen, Produktionsstätten, Bahnhöfen, Schulen und Krankenhäusern. Unsere über 14'000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schaffen in der ganzen Schweiz Lebensräume, in denen sich mehr als eine Million Menschen täglich wohlfühlen und entfalten können.

ISS steht für Innovation, Servicequalität und Kundennähe. Als Marktführer bieten wir stabile Arbeitsplätze, vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten und eine Unternehmenskultur, die auf Wertschätzung, Arbeitssicherheit und Verantwortung basiert -- konkretisiert durch fünf dedizierte Programme, mehr als 200 Aus- und Weiterbildungen sowie durch den systematischen Einsatz von nachhaltigen Produkten und Lösungen.

Thomas Contenta
Talent Acquisition Manager