Aide Administrative - Département Projets de Construction (a)

Aide Administrative - Département Projets de Construction (a)

Luogo di lavoro Genève
Grado di attività tra 80 e 100 %
Data di inizio da concordare

Cosa vi aspetta

• Assicurare il supporto amministrativo quotidiano al team incaricato dei progetti di costruzione
• Gestire la casella e-mail del dipartimento, la posta in entrata e in uscita nonché la corrispondenza corrente
• Contattare e sollecitare gli interlocutori interni ed esterni al fine di raccogliere le informazioni e i documenti necessari
• Creare, organizzare, aggiornare e archiviare i dossier di progetto in formato digitale e fisico
• Aprire, seguire e chiudere i progetti negli strumenti interni e nelle piattaforme dei clienti
• Assicurare l'inserimento, la classificazione e la trasmissione dei documenti conformemente ai processi definiti
• Tenere aggiornati i quadri di monitoraggio, le scadenze e i dati amministrativi, contrattuali e finanziari dei progetti
• Preparare le offerte, le richieste di credito, i contratti e gli ordini destinati ai fornitori e ai mandatari
• Effettuare un primo controllo amministrativo di contratti, ordini e fatture
• Seguire i circuiti di validazione dei documenti e accompagnare i partner esterni nelle loro procedure amministrative
• Trattare e seguire le fatture dei fornitori nonché la fatturazione mensile dei progetti
• Preparare i conteggi finali e accompagnare la chiusura amministrativa dei progetti
• Gestire le forniture, il materiale e i software necessari al buon funzionamento del team

Cosa portate

• CFC di impiegato·e di commercio o formazione ritenuta equivalente
• Prima esperienza di 1 a 2 anni in una funzione amministrativa, idealmente in un ambiente di gestione progetti
• Una conoscenza del settore della costruzione costituisce un vantaggio
• Eccellente padronanza del francese, sia orale che scritto
• Conoscenze di base dell'tedesco desiderate. Conoscenze in inglese costituiscono un vantaggio
• Ottima padronanza dell'ambiente Microsoft Office, in particolare Word, Excel, PowerPoint e Outlook
• La conoscenza di SAP, InvoiceR, CAFM Archibus o Messerli costituisce un grande vantaggio
• Dimestichezza con gli ambienti di lavoro a distanza, in particolare Citrix, apprezzata
• Eccellenti capacità organizzative e attitudine a gestire simultaneamente più compiti
• Senso delle priorità, affidabilità e rigore nell'esecuzione delle attività amministrative
• Approccio proattivo, capacità di anticipazione e spirito di iniziativa
• Autonomia nel lavoro, pur apprezzando la collaborazione in team
• Comunicazione agevole, senso del servizio e facilità nelle interazioni con diversi interlocutori
• Flessibilità e capacità di mantenere una buona visione d'insieme in periodi di forte attività
• Forte interesse per le attività di inserimento e i compiti ripetitivi, di controllo e di monitoraggio che richiedono precisione, costanza e concentrazione
• Disponibilità a farsi carico occasionalmente di compiti vari che superano l'ambito amministrativo abituale

Pronti per noi? Noi lo siamo per voi.

Presso ISS Suisse, ci occupiamo ogni giorno del buon funzionamento e del comfort di uffici, laboratori, aeroporti, siti di produzione, stazioni, scuole e ospedali. Le nostre oltre 14'000 collaboratrici e collaboratori creano, in tutta la Svizzera, spazi di vita in cui più di un milione di persone si sentono bene e possono prosperare quotidianamente.

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Thomas Contenta
Talent Acquisition Manager