Events Coordinator

SICPA wurde 1927 gegründet und ist ein privates Schweizer Technologieunternehmen, das zu einer effektiven Governance und zum nachhaltigen Wohlstand der Nationen beiträgt.

SICPA spielt eine wesentliche Rolle bei der Wahrung der Souveränität von Staaten, indem es ihnen ermöglicht, ihre Bürger, ihre strategischen Vermögenswerte und ihre Volkswirtschaften zu schützen. Das Unternehmen, das dafür bekannt ist, die Mehrheit der Banknoten weltweit zu sichern, ist auf allen fünf Kontinenten präsent.

Heute bietet seine auf Souveränität ausgerichtete Plattform integrierte Lösungen an, die darauf abzielen, die Mobilisierung öffentlicher Einnahmen, die Verwaltung natürlicher Ressourcen, den Gesundheitsschutz, die Authentifizierung von Marken sowie die digitale Souveränität und sichere öffentliche Dienste zu sichern.

Rolle

• Planung, Koordination und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen von Ende zu Ende, von der Vorbereitungsphase bis zur Nachbereitung.
• Verwaltung von Gästelisten, Einladungen, Teilnahmenbestätigungen, Erinnerungen und der Verfolgung von Anmeldungen.
• Vorbereitung und Verbreitung der Veranstaltungsmitteilungen in Abstimmung mit den verschiedenen Stakeholdern.
• Organisation aller logistischen Aspekte im Zusammenhang mit Veranstaltungen: Reservierung von Räumlichkeiten, Verpflegung, Unterbringung, Transport, audiovisuelle Ausrüstung, Beschilderung und Veranstaltungsunterlagen.
• Sicherstellung der operativen Präsenz vor Ort und Koordination des reibungslosen Ablaufs der Veranstaltungen am Veranstaltungstag.
• Enge Zusammenarbeit mit internen Teams, um die Kohärenz der Inhalte und Botschaften sicherzustellen, die während der Veranstaltungen vermittelt werden.
• Überwachung von Eventagenturen, Lieferanten und Dienstleistern und Gewährleistung der Qualität der erbrachten Leistungen.
• Aufbau und Pflege von Beziehungen zu Hotels, Konferenzzentren und anderen Veranstaltungsorten.
• Verwaltung von Verträgen, Bestellungen, Bestellscheinen, Rechnungen und anderen administrativen Dokumenten im Zusammenhang mit Veranstaltungen.
• Sicherstellung der Budgetüberwachung von Veranstaltungsprojekten und der Bearbeitung von Ausgaben über SAP unter Einhaltung der internen Verfahren.
• Proaktive Identifizierung von Risiken und operativen Problemen, Vorschlagen von Lösungen und Sicherstellung eines regelmäßigen Reportings über den Projektfortschritt.
• Teilnahme an der Bewertung von Veranstaltungen und an der Umsetzung von Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung.
• Stellvertretung des Responsable Protocol & Events bei dessen Abwesenheit und Gewährleistung der Kontinuität der Aktivitäten in seinem Verantwortungsbereich.

Profil

• Höhere Ausbildung im Bereich Eventmanagement, Kommunikation, Marketing, Hotellerie oder einem gleichwertigen Bereich.
• Nachgewiesene Erfahrung in der Koordination und Organisation von Firmenveranstaltungen.
• Exzellente Organisationsfähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Projekte gleichzeitig zu verwalten.
• Sehr operativer, pragmatischer und lösungsorientierter Ansatz.
• Erfahrung in der Verwaltung von Dienstleistern, Agenturen und externen Partnern.
• Gute Beherrschung der Budgetüberwachung und administrativer Prozesse.
• Kenntnisse von SAP oder einem anderen ERP sind von Vorteil.
• Exzellente zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten.
• Fähigkeit zur selbstständigen Arbeit bei gleichzeitiger effektiver Zusammenarbeit mit multidisziplinären und internationalen Teams.
• Bereitschaft zu gelegentlichen Reisen und zum Einsatz bei Veranstaltungen außerhalb der üblichen Arbeitszeiten, falls erforderlich.
• Beherrschung von Französisch und Englisch, jede weitere Sprache ist ein Vorteil.

Warum uns rejoindre?

• Werden Sie Teil eines weltweit führenden Unternehmens für Vertrauens-Technologien und tragen Sie zu einer sinnvollen Mission bei.
• Entwickeln Sie sich im strategischen Herzen eines finanziell soliden und entschlossen innovationsorientierten Unternehmens weiter.
• Arbeiten Sie mit hochqualifizierten Experten zusammen und beteiligen Sie sich an internationalen Projekten mit hoher Wirkung.
• Arbeiten Sie in einem multikulturellen Umfeld, das auf Integrität basiert, in dem Autonomie, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein voll gefördert werden.

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