Events Coordinator

Fondata nel 1927, SICPA è un'azienda tecnologica privata svizzera che contribuisce a una governance efficace e alla prosperità sostenibile delle nazioni.

SICPA svolge un ruolo essenziale nella preservazione della sovranità degli Stati consentendo loro di proteggere i propri cittadini, i propri asset strategici e le proprie economie. Riconosciuta per la messa in sicurezza della maggior parte delle banconote nel mondo, l'azienda è presente nei cinque continenti.

Oggi, la sua piattaforma dedicata alla sovranità propone soluzioni integrate volte a garantire la mobilitazione delle entrate pubbliche, la gestione delle risorse naturali, la protezione della salute, l'autenticazione dei marchi, nonché la sovranità digitale e i servizi pubblici sicuri.

Ruolo

• Pianificare, coordinare ed eseguire gli eventi interni ed esterni end-to-end, dalla fase di preparazione al bilancio post-evento.
• Gestire le liste degli invitati, gli inviti, le conferme di partecipazione, i solleciti e il monitoraggio delle iscrizioni.
• Preparare e diffondere le comunicazioni relative agli eventi in coordinamento con le diverse parti interessate.
• Organizzare tutti gli aspetti logistici legati agli eventi: prenotazione delle sale, ristorazione, alloggio, trasporto, materiale audiovisivo, segnaletica e supporti per eventi.
• Assicurare una presenza operativa sul posto e coordinare il corretto svolgimento degli eventi il giorno X.
• Collaborare strettamente con i team interni al fine di garantire la coerenza dei contenuti e dei messaggi trasmessi durante gli eventi.
• Supervisionare le agenzie di eventi, i fornitori e i prestatori di servizi e garantire la qualità delle prestazioni fornite.
• Sviluppare e mantenere le relazioni con hotel, centri congressi e altri luoghi di accoglienza.
• Gestire contratti, ordini, bolle d'ordine, fatture e altri documenti amministrativi relativi agli eventi.
• Assicurare il monitoraggio del budget dei progetti di eventi e il trattamento delle spese tramite SAP, nel rispetto delle procedure interne.
• Identificare in modo proattivo i rischi e le problematiche operative, proporre soluzioni e garantire un reporting regolare sull'avanzamento dei progetti.
• Partecipare alla valutazione degli eventi e all'implementazione di azioni di miglioramento continuo.
• Assicurare la sostituzione del Responsabile Protocol & Events in sua assenza e garantire la continuità delle attività relative al suo ambito.

Profilo

• Formazione superiore in eventi, comunicazione, marketing, alberghiero o campo equivalente.
• Esperienza confermata nel coordinamento e nell'organizzazione di eventi aziendali.
• Eccellenti capacità di organizzazione e gestione simultanea di più progetti.
• Approccio molto operativo, pragmatico e orientato alle soluzioni.
• Esperienza nella gestione di fornitori, agenzie e partner esterni.
• Buona padronanza del monitoraggio del budget e dei processi amministrativi.
• La conoscenza di SAP o di un altro ERP costituisce un vantaggio.
• Eccellenti competenze relazionali e comunicative.
• Capacità di lavorare in modo autonomo collaborando efficacemente con team multidisciplinari e internazionali.
• Disponibilità per trasferte occasionali e per intervenire durante gli eventi al di fuori dell'orario abituale se necessario.
• Padronanza del francese e dell'inglese, qualsiasi altra lingua costituisce un vantaggio.

Perché unirsi a noi?

• Unisciti a un leader mondiale delle tecnologie di fiducia e contribuisci a una missione ricca di significato.
• Cresci nel cuore strategico di un'azienda finanziariamente solida e decisamente orientata all'innovazione.
• Collabora con esperti di alto livello e partecipa a progetti internazionali ad alto impatto.
• Lavora in un ambiente multiculturale, basato sull'integrità, dove l'autonomia, l'iniziativa e il senso di responsabilità sono pienamente incoraggiati.

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