Executive Assistant CIO & Office Manager 80%

• Lausanne / CDI / 80% / FR - ENG
• Executive Assistant & Office Manager

Über unseren Kunden ##

Unabhängiges Schweizer Unternehmen im Finanzsektor, ansässig in der Region Lausanne.

Jobbeschreibung ##

Executive Assistant an den CIO:

• Proaktive und vollständige Verwaltung der Agenda des CIO mit strategischer Priorisierung der Anliegen.
• Organisation und Koordination der Governance-Gremien (Investment Committee, Boards): Vorbereitung der Agenden, Verwaltung der Einladungen und Erstellung der Unterlagen.
• Vorbereitung, Gestaltung und Korrekturlesen von Präsentationen und Dokumenten für hochrangige Stakeholder.
• Kommunikationsmanagement: Sortieren von E-Mails, Verfassen von Briefen und Nachverfolgung von Maßnahmen.
• Organisation der Reisen des CIO von Anfang bis Ende (Reservierungen, Visa, Reiserouten, Spesenabrechnungen).
• Koordination mit internen Ansprechpartnern (Heads of Departments) und externen.
• Überwachung von Fristen, Projekten und strategischen Lieferergebnissen.
• Organisation von Schlüsselereignissen (Investment Days).

Office Management & Administrative Unterstützung:

• Überwachung des täglichen Bürobetriebs (Empfang, Verwaltung der Dienstleister, Instandhaltung).
• Koordination des General Services (Reinigung, Facility Management, Lieferanten).
• Verwaltung von Zugangsberechtigungen, Badges und Parkplätzen.
• Globale administrative Unterstützung (Terminverwaltung, interne Kommunikation, Postbearbeitung).
• Verwaltung des Büromaterials und Bestandsüberwachung.
• Teilnahme an Onboarding-Prozessen (Installation, Material, Systemzugänge).

The Successful Applicant ##

Als Executive Assistant & Office Manager verfügen Sie über folgendes Profil:

Erfahrung:

• Mindestens 5 Jahre in einer ähnlichen Position (Executive Assistant / Personal Assistant).
• Erfahrung im Finanzdienstleistungssektor, im Bankwesen oder in einem regulierten Umfeld.
• Erfahrung in der Unterstützung einer Senior Executive (idealerweise CIO oder gleichwertig).
• Erfahrung in der Governance oder in der Unterstützung von Boards/Komitees.

Kompetenzen:

• Exzellente Beherrschung von Microsoft 365 (PowerPoint, Word, Outlook, Teams).
• Sehr gute Englisch- und Französischkenntnisse erforderlich.
• Fortgeschrittene Fähigkeiten in der Erstellung professioneller Präsentationen.
• Aussergewöhnliche Organisationsfähigkeit und Prioritätenmanagement.
• Exzellente zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten.
• Hohe Diskretion und Sinn für Vertraulichkeit.
• Proaktivität und die Fähigkeit zur Antizipation.
• Fähigkeit, unter Druck zuverlässig zu arbeiten.
• Teamgeist mit Autonomie.

What's on Offer ##

Unser Kunde bietet Ihnen:

• Eine Festanstellung in einem etablierten Unternehmen.
• 5 Wochen Urlaub für eine gute Work-Life-Balance.
• Ein professionelles und kollaboratives Umfeld.
• Die Möglichkeit, aktiv zum reibungslosen Ablauf und zur Effizienz des täglichen Betriebs beizutragen.

Quote job ref

JN-062026-7037847

Job Function

Office & Management Support

Specialisation

Executive Assistant

Industry

Financial Services

Where

Lausanne Region

Contract Type

Permanent

Job Reference

JN-062026-7037847