Administrativ:e Assistent:in - Support HSE-Abteilung 100 %

Administrativ:e Assistent:in - Support HSE-Abteilung 100 %

• Sicherstellung der Aktualisierung, Erstellung und Verwaltung der wesentlichen HSE-Dokumentation, einschließlich Verfahren, Präsentationen und Berichte
• Mitwirkung an der regelmäßigen Aktualisierung der HSE-Dashboards zur Verfolgung von Schlüsselkennzahlen und zur Vorbereitung von Berichten
• Erstellung, Verwaltung und Aktualisierung von Kollaborationswerkzeugen (wie SharePoint oder Datenbanken), um die Effizienz des HSE-Teams zu optimieren
• Risikoanalysen: Sicherstellung der administrativen Nachverfolgung der daraus resultierenden Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen
• Koordinierung und Überwachung der Verträge mit Dienstleistern im Zusammenhang mit HSE-Aktivitäten
• Unterstützung bei der Nachverfolgung von Rechnungsstellungs- und Bestellprozessen im Zusammenhang mit HSE-Aktivitäten
• Bereitstellung von administrativem und organisatorischem Support für operative HSE-Projekte, insbesondere für Planung, Überwachung und Dokumentation
• Planung und Organisation von HSE-Sitzungen und -Komitees sowie Erstellung der entsprechenden Protokolle
• Verwaltung der logistischen Organisation von HSE-Schulungen (Feuer, Erste Hilfe, etc.) für die Personen am Standort
• Koordinierung und Teilnahme an Evakuations- und Brandschutzübungen in enger Zusammenarbeit mit dem HSE-Team
• Aktive Mitwirkung an der Entwicklung und Verbreitung von Sensibilisierungskampagnen zum Thema Gesundheit und Sicherheit für alle Personen am Standort zusammen mit dem Gesundheitsdienst und dem HSE-Team
• Kaufmännische, administrative Ausbildung oder gleichwertig
• Eine Spezialisierung im Bereich HSE ist ein Vorteil
• 2 bis 4 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen administrativen Funktion
• Erfahrung in einem HSE- oder technischen Umfeld ist ein Plus
• Erfahrung in einer internationalen Organisation ist ein Plus
• Beherrschung der französischen Sprache auf Niveau C1 min
• Beherrschung der englischen Sprache auf Niveau C1 min
• Exzellente Handhabung von IT-Werkzeugen (MS Office)
• Kenntnisse in SAP sind ein Plus
• Kommunikative, autonome, diskrete und proaktive Persönlichkeit
• Starke Kundenorientierung und Dienstleistungssinn
• Exzellentes Erscheinungsbild