Administrative Assistent - Abteilung Bauprojekte

Ref 2588092 | Date: 29 Oct 2026 ISS SUISSE SA Administrative Assistent - Abteilung Bauprojekte (a) Administrative Assistent - Abteilung Bauprojekte (a) zwischen 80 und 100 % ================================================================================= ### Arbeitsort Genève ### Beschäftigungsgrad zwischen 80 und 100 % ### Beginn nach Vereinbarung ### Sind Sie das? Sie schätzen die Teamarbeit, sind organisiert und kommunizieren gerne? In dieser Funktion leisten Sie zuverlässige und flexible administrative Unterstützung für das Team, das für die Bauprojekte verantwortlich ist. Dank Ihrer Sorgfalt und Ihrem Prioritätenbewusstsein tragen Sie zur effizienten Nachverfolgung von Dossiers, Dokumenten, Rechnungen und verschiedenen Fristen bei. Sie schätzen administrative Tätigkeiten, die Präzision und Beständigkeit erfordern, während Sie gleichzeitig verfügbar bleiben, um die vielfältigen Bedürfnisse des Teams zu erfüllen. Um eine enge Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen und internen Partnern zu fördern, ist eine Präsenz im Büro von mindestens 50 % der Arbeitszeit erforderlich. ### Was Sie erwartet * Sicherstellung der täglichen administrativen Unterstützung des Teams, das für die Bauprojekte verantwortlich ist * Verwaltung des E-Mail-Postfachs der Abteilung, der ein- und ausgehenden Post sowie der laufenden Korrespondenz * Kontaktieren und Nachfassen bei internen und externen Ansprechpartnern, um notwendige Informationen und Dokumente einzuholen * Erstellen, Organisieren, Aktualisieren und Archivieren von Projektdossiers in digitaler und physischer Form * Eröffnen, Nachverfolgen und Abschliessen von Projekten in internen Tools und Kundenplattformen * Sicherstellung der Erfassung, Ablage und Weiterleitung von Dokumenten gemäss den definierten Prozessen * Aktualisierung der Nachverfolgungstabellen, Fristen sowie der administrativen, vertraglichen und finanziellen Projektdaten * Vorbereiten von Angeboten, Kreditanträgen, Verträgen und Bestellungen an Lieferanten und Beauftragte * Durchführung einer ersten administrativen Kontrolle von Verträgen, Bestellungen und Rechnungen * Überwachung der Validierungsprozesse von Dokumenten und Begleitung externer Partner bei ihren administrativen Schritten * Bearbeiten und Nachverfolgen von Lieferantenrechnungen sowie der monatlichen Projektabrechnung * Vorbereiten der Schlussabrechnungen und Begleitung des administrativen Projektabschlusses * Verwaltung von Büromaterial, Ausrüstung und Software, die für das reibungslose Funktionieren des Teams notwendig sind ### Was Sie mitbringen * EFZ als Kaufmann/-frau oder eine als gleichwertig erachtete Ausbildung * Erste Berufserfahrung von 1 bis 2 Jahren in einer administrativen Funktion, idealerweise in einem Projektmanagement-Umfeld * Kenntnisse im Bausektor sind ein Vorteil * Exzellente Beherrschung der französischen Sprache, in Wort und Schrift * Grundkenntnisse in Deutsch erwünscht. Englischkenntnisse sind ein Vorteil * Sehr gute Beherrschung der Microsoft Office-Umgebung, insbesondere Word, Excel, PowerPoint und Outlook * Kenntnisse in SAP, InvoiceR, CAFM Archibus oder Messerli sind ein grosser Vorteil * Sicherer Umgang mit Remote-Arbeitsumgebungen, insbesondere Citrix, wird geschätzt * Ausgezeichnete Organisationsfähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen * Prioritätenbewusstsein, Zuverlässigkeit und Sorgfalt bei der Ausführung administrativer Tätigkeiten * Proaktive Herangehensweise, Fähigkeit zur Antizipation und Eigeninitiative * Selbstständige Arbeitsweise bei gleichzeitiger Wertschätzung der Teamarbeit * Unbeschwerte Kommunikation, Dienstleistungsorientierung und Leichtigkeit im Umgang mit verschiedenen Ansprechpartnern * Flexibilität und die Fähigkeit, auch in Zeiten hoher Arbeitsbelastung den Überblick zu behalten * Grosses Interesse an Erfassungsarbeiten und repetitiven Aufgaben, Kontrolle und Nachverfolgung, die Präzision, Beständigkeit und Konzentration erfordern * Bereitschaft, gelegentlich vielfältige Aufgaben zu übernehmen, die über den üblichen administrativen Rahmen hinausgehen ### Bereit für uns? Wir sind es für Sie. Bei ISS Suisse sorgen wir jeden Tag für das reibungslose Funktionieren und den Komfort von Büros, Laboren, Flughäfen, Produktionsstätten, Bahnhöfen, Schulen und Krankenhäusern. Unsere mehr als 14'000 Mitarbeitenden schaffen in der ganzen Schweiz Lebensräume, in denen sich mehr als eine Million Menschen täglich wohlfühlen und entfalten können. ISS steht synonym für Innovation, Servicequalität und Kundennähe. Als Marktführer bieten wir stabile Arbeitsplätze, vielfältige Entwicklungsperspektiven und eine Unternehmenskultur, die auf Wertschätzung, Arbeitssicherheit und Verantwortung basiert – konkretisiert durch fünf dedizierte Programme, mehr als 200 Aus- und Weiterbildungen sowie durch den systematischen Einsatz von nachhaltigen Produkten und Lösungen. [Über uns](< >) [Mitarbeiterstimmen](< >) ### Ihr Kontakt Thomas Contenta Talent Acquisition Manager [Jetzt bewerben](< >) jpid4482323jm jpit1044jm jpiy26jm