Office and Finance Assistant mit 50%

• Koordination von HR-Prozessen, Events, Reisen und Stakeholder-Interaktionen
• Umfassende administrative und finanzielle Unterstützung

Über unseren Kunden ##

Unser Kunde ist eine internationale Organisation.

Jobbeschreibung ##

Finanzielle Unterstützung und Grant-Management

• Unterstützung bei der Budgetverfolgung und Überwachung von Projektausgaben
• Unterstützung bei finanziellen Reporting-Aktivitäten (einschliesslich Gehälter, Rechnungen und Ausgaben)
• Mitwirkung bei Finanzprognosen und der Budgetvorbereitung
• Verwaltung von Beschaffungsprozessen und der Nachverfolgung von Ausgaben

HR und Personaladministration

• Unterstützung bei Rekrutierungsprozessen und der Vorbereitung von Beschäftigungsunterlagen
• Koordination von Onboarding- und Offboarding-Aktivitäten für Mitarbeitende und Kollaborateure
• Führung von Personalakten und Verfolgung von Abwesenheiten, Verträgen und administrativen Lebenszyklusprozessen
• Administrative Unterstützung für Gastwissenschaftler, Praktikanten und temporäre Mitarbeitende

Executive und administrative Unterstützung

• Verwaltung von Kalendern, Planung von Meetings und Koordination von Terminen für das Senior Management
• Allgemeine administrative Unterstützung zur Gewährleistung eines reibungslosen Teamablaufs

Event- und Reisekoordination

• Organisation von Meetings, Workshops, Seminaren und Konferenzen
• Koordination von Reisearrangements, einschliesslich Logistik und Spesenrückerstattungen
• Unterstützung bei der Organisation von internen Events und Teamaktivitäten

Mobilitäts- und Besuchersupport

• Erleichterung der Ankunft und Integration von internationalem Personal und Besuchern
• Unterstützung bei Visumanträgen, Unterkünften und Krankenversicherungsarrangements
• Verwaltung der Reiselogistik für Gäste und Kollaborateure

Koordination und Liaison

• Agieren als Ansprechpartner für interne Abteilungen und externe Partner
• Koordination mit Förderorganisationen und administrativen Diensten nach Bedarf

Das ideale Profil ##

• Nachgewiesene Erfahrung in einer administrativen Support-Rolle, idealerweise in einem internationalen, akademischen oder Forschungsumfeld
• Starke organisatorische Fähigkeiten und Multitasking-Kompetenz mit Liebe zum Detail
• Proaktive, serviceorientierte Einstellung mit der Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten
• Fliessend in Französisch und Englisch (Schrift und Sprache)
• Exzellente Kenntnisse der Microsoft Office Tools (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten mit der Fähigkeit, in einem multikulturellen Umfeld zu arbeiten

Was geboten wird ##

50% Stelle mit Sitz in Geneva.

Referenznummer angeben

JN-062026-7036819

Jobfunktion

Office & Management Support

Spezialisierung

Executive Assistant

Branche

Not For Profit

Ort

Geneva

Vertragstyp

Permanent

Job-Referenz

JN-062026-7036819