Office and Finance Assistant al 50%

• Coordinare i processi HR, gli eventi, i viaggi e le interazioni con gli stakeholder
• Fornire supporto amministrativo e finanziario end-to-end

Informazioni sul Nostro Cliente ##

Il nostro cliente è un'organizzazione internazionale.

Descrizione del Lavoro ##

Supporto Finanziario e per i Grant

• Assistere nel monitoraggio del budget e nel controllo delle spese di progetto
• Supportare le attività di rendicontazione finanziaria (inclusi stipendi, fatture e spese)
• Contribuire alle previsioni finanziarie e alla preparazione del budget
• Gestire i processi di approvvigionamento e il follow-up delle spese

Amministrazione HR e del Personale

• Supportare i processi di reclutamento e la preparazione della documentazione di impiego
• Coordinare le attività di onboarding e offboarding per il personale e i collaboratori
• Mantenere i record del personale e monitorare assenze, contratti e processi del ciclo di vita amministrativo
• Fornire supporto amministrativo per ricercatori in visita, stagisti e personale temporaneo

Supporto Esecutivo e Amministrativo

• Gestire i calendari, programmare riunioni e coordinare appuntamenti per il personale senior
• Fornire supporto amministrativo generale per garantire il regolare funzionamento del team

Coordinamento Eventi e Viaggi

• Organizzare riunioni, workshop, seminari e conferenze
• Coordinare l'organizzazione dei viaggi, inclusi la logistica e i rimborsi
• Supportare l'organizzazione di eventi interni e attività di team

Mobilità e Supporto ai Visitatori

• Facilitare l'arrivo e l'integrazione del personale internazionale e dei visitatori
• Assistere con le domande di visto, l'alloggio e le disposizioni per l'assicurazione sanitaria
• Gestire la logistica dei viaggi per ospiti e collaboratori

Coordinamento e Collegamento

• Agire come punto di contatto con i dipartimenti interni e i partner esterni
• Coordinarsi con gli enti finanziatori e i servizi amministrativi come richiesto

Il Candidato Ideale ##

• Esperienza comprovata in un ruolo di supporto amministrativo, idealmente in un ambiente internazionale, accademico o di ricerca
• Forti capacità organizzative e di multitasking, con attenzione ai dettagli
• Mentalità proattiva e orientata al servizio con la capacità di lavorare indipendentemente
• Fluente in francese e inglese (scritto e parlato)
• Eccellente padronanza degli strumenti Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Forti capacità interpersonali con la capacità di lavorare in un ambiente multiculturale

Cosa viene offerto ##

Ruolo al 50% con sede a Geneva.

Citare il riferimento del lavoro

JN-062026-7036819

Funzione del Lavoro

Office & Management Support

Specializzazione

Executive Assistant

Settore

Not For Profit

Dove

Geneva

Tipo di Contratto

Permanent

Riferimento del Lavoro

JN-062026-7036819