Family Office Assistant

• 18. August 2026
• 80 - 100%
• Unbefristete Anstellung
• Englisch (Fließend), Französisch (Fließend), Italienisch (Mittelstufe)
• Rue de Rive 1, 1204 Genève
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Über die Stelle

MULTI-FAMILY OFFICE - GENÈVE

Family Office Assistant - Französisch / Englisch

Festanstellung | 80 % bis 100 % | Genève, Schweiz

Über uns

Wir sind ein Multi-Family Office Boutique mit Sitz in Genf, das exklusiven internationalen Kunden umfassende und vertrauliche Vermögensverwaltungsdienstleistungen anbietet. Unsere Dienstleistungen umfassen die Überwachung von Investitionen, die Nachlassplanung, die Verwaltung von Stiftungen und Trusts sowie das Lifestyle-Management.

Ihre Verantwortlichkeiten:

Administrative und Büroverwaltung - 30 %

• Buchhaltung, buchhalterische Unterstützung und Rechnungsverarbeitung, einschließlich der Führung des Rechnungsregisters und der Zahlungsverfolgung
• Ablage von Dokumenten, Archivierung und Verwaltung administrativer Abläufe
• Organisation von Besprechungen, Verwaltung von Bürobedarf und Koordination von Terminen

Kundenservice und Korrespondenz - 20 %

• Verfassen von Korrespondenz auf Französisch, Englisch und Italienisch (E-Mails, Briefe, formelle Mitteilungen)
• Bearbeitung aller administrativen Kundenanfragen mit höchstem Maß an Diskretion
• Verwaltung von Anrufen, Terminkalendern und externen Beziehungen

Rechtliche Strukturen und Compliance-Unterstützung - 20 %

• Verwaltung und Überwachung von Familienstiftungen und Trusts (Dokumentation, Protokolle, Reporting, Verbindung zu juristischen und treuhänderischen Ansprechpartnern)
• Aktualisierung der Register der in den Kundenstrukturen gehaltenen juristischen Personen

Lifestyle-Services und Concierge-Dienste - 30 %

• Koordination von Reisen, Hotelreservierungen, Restaurants und privaten Transfers
• Organisation von internen und Kunden-Events
• Persönliche Unterstützung bei der Verwaltung von Luxushotels und Hotelvermögenswerten für die Kunden, einschließlich der Verbindung zur Hotelleitung, Unterstützung bei der operativen Nachverfolgung, Koordination von Dienstleistern und Überwachung des Gästeerlebnisses

Ihr Profil - (30 - 35 Jahre)

• Kaufmännische Ausbildung (CFC), Hotelfachschule oder gleichwertig
• Beherrschung von Französisch und Englisch (mündlich und schriftlich) - Italienisch ist ein Plus
• Mindestens 3 bis 5 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position in der Schweiz, idealerweise in einem Family Office, einer Buchhaltungskanzlei oder einem Treuhandunternehmen.
• Erfahrung in der Verwaltung von Stiftungen und/oder Trusts ist ein großer Vorteil
• Fundierte Kenntnisse oder Erfahrung im Hotelmanagement - Fähigkeit zur professionellen Zusammenarbeit mit Hotelbetreibern, zur Verfolgung wichtiger operativer Kennzahlen und zur Begleitung der Kunden bei der Verwaltung ihrer Hotelimmobilien
• Beherrschung der Microsoft Office Suite; Kenntnisse in Buchhaltungssoftware (GIT).
• Diskret, proaktiv, organisiert und zuverlässig, mit exzellenten zwischenmenschlichen Fähigkeiten
• In der Lage, Prioritäten zu setzen, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und autonom mit einem starken Sinn für Service und Vertraulichkeit zu arbeiten
• Ansässig in Genf, verfügbar zu mindestens 80 %. Beginn nach Vereinbarung.

Nur Bewerber mit einschlägiger Erfahrung in einem ähnlichen Umfeld werden berücksichtigt. Alle Bewerbungen werden mit strengster Vertraulichkeit behandelt.