PROTOKOLL-/ADMINISTRATIVE ASSISTANZ

Ref 2588618 | Datum: 2 Nov 2026

Die Ständige Vertretung der Republik Singapur in Genf möchte geeignete Kandidaten einladen, sich für eine Vollzeitstelle als Protokoll-/Administrative Assistanz bei der Vertretung zu bewerben.

PROTOKOLL-/ADMINISTRATIVE ASSISTANZ

Die primären Aufgabenbereiche sind wie folgt:

• Bereitstellung von administrativer und logistischer Unterstützung für Besucherdelegationen aus Singapur bei offiziellen Besuchen.
• Kontaktpflege und Verwaltung von Buchungen mit Hotels für eingehende Besuche aus Singapur.
• Kontaktpflege und Verwaltung von Buchungen mit Transportunternehmen, Restaurants usw. für eingehende Besuche aus Singapur.
• Zusammenarbeit mit den Flughafenbehörden für die Einreisekontrolle, VIP-Lounge-Zugang, Einholung relevanter Genehmigungen und Erlaubnisse für eingehende Besuche von singapurischen VIPs.
• Unterstützung und Begleitung des Head-of-Mission und des Vertretungspersonals bei offiziellen Besuchen außerhalb von Genf, wo dies erforderlich ist.
• Verwaltung des Aufbaus für hausinterne offizielle Veranstaltungen wie Besprechungen und Arbeitsessen, einschließlich der Kontaktpflege mit Lieferanten für die notwendige Beschaffung und der Verwaltung von Gästelisten.
• Unterstützung des Home-based Personals beim Aufbau und der Durchführung offizieller Mahlzeiten in der offiziellen Residenz, der Kanzlei oder in Restaurants.
• Unterstützung bei den administrativen Vorbereitungen für andere offizielle Veranstaltungen, zu deren Teilnahme die Vertretung eingeladen wird.

Administrative Angelegenheiten:

• Unterstützung des Home-based Personals bei vorbereitenden Arbeiten im Zusammenhang mit der Beschaffung (Erstellung von Ausschreibungsunterlagen, Einholen von Angeboten usw.).
• Unterstützung bei der Suche, Verhandlung und dem Kauf von Waren und Dienstleistungen für die Vertretung.
• Stellvertretende(r) Mitarbeiter(in) für administrative Angelegenheiten (Versetzung und Entlassung von Home-based Personal usw.).

Andere Aufgaben:

• Andere vom Vorgesetzten zugewiesene Aufgaben.

Bewerber sollten über die folgenden Qualifikationen verfügen:

• Gute Kenntnisse in Englisch und Französisch.
• Universitätsabschluss mit einschlägiger Erfahrung. Vorerfahrung in der Protokollarbeit oder in der Beschaffung wäre von Vorteil.
• Liebe zum Detail und die Fähigkeit, genaue Aufzeichnungen effizient und zeitnah zu führen.
• Starke verbale und schriftliche Fähigkeiten mit der Fähigkeit, diplomatisch und professionell mit Personen aus verschiedenen kulturellen Hintergründen zu interagieren.
• Starke Organisations- und Multitasking-Fähigkeit.
• Exzellente zwischenmenschliche und Kommunikationsfähigkeiten.
• Angemessene IT- und Microsoft-Anwendungskenntnisse.

Bewerbungsverfahren

Interessierte Bewerber können ihren detaillierten Lebenslauf auf Englisch einreichen (einschließlich Name, Kontaktdaten, aktuelles Foto, akademische Qualifikationen und Gehaltsvorstellung) bis zum 30. November 2026.

Bitte beachten Sie, dass Bewerber, die für ein Vorstellungsgespräch in die engere Wahl gezogen wurden, von der Vertretung innerhalb von zwei Wochen nach dem 30. November 2026 kontaktiert werden.

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