PROTOKOLL/ADMINISTRATIVE ASSISTENZ

• 02 novembre 2026
• 100%
• Unbefristet
• 10 ave du pailly, 1219 Chatelaine

Die Ständige Vertretung der Republik Singapur in Genf möchte geeignete Kandidaten einladen, sich für eine Vollzeitstelle als Protokoll-/Administrative Assistenz innerhalb der Vertretung zu bewerben.

PROTOKOLL/ADMINISTRATIVE ASSISTENZ

Die wichtigsten beruflichen Verantwortlichkeiten sind die folgenden:

• Bereitstellung von administrativer und logistischer Unterstützung für singapurische Delegationen bei offiziellen Besuchen.
• Sicherstellung der Verbindung und Verwaltung der Reservierungen mit Hotels für eingehende Besuche aus Singapur.
• Sicherstellung der Verbindung und Verwaltung der Reservierungen mit Transportunternehmen, Restaurants usw. für eingehende Besuche aus Singapur.
• Zusammenarbeit mit den Flughafenbehörden für Einreiseformalitäten, den Zugang zur VIP-Lounge sowie das Einholen der notwendigen Genehmigungen und Erlaubnisse für Besuche singapurischer VIPs.
• Unterstützung und Begleitung des Missionschefs und des Personals der Mission bei offiziellen Besuchen außerhalb von Genf, falls erforderlich.
• Verwaltung der Organisation interner offizieller Veranstaltungen wie Besprechungen und Geschäftsessen, einschließlich der Verbindung mit Lieferanten für notwendige Einkäufe und der Verwaltung der Gästelisten.
• Unterstützung des vor Ort ansässigen Personals bei der Vorbereitung und Verwaltung offizieller Mahlzeiten, die in der offiziellen Residenz, der Kanzlei oder in Restaurants organisiert werden.
• Unterstützung bei den administrativen Vorbereitungen für andere offizielle Veranstaltungen, zu deren Teilnahme die Mission eingeladen ist.

Administrative Fragen:

• Unterstützung des vor Ort ansässigen Personals bei vorbereitenden Arbeiten im Zusammenhang mit Einkäufen (d. h. Vorbereitung von Ausschreibungsunterlagen, Einholen von Angeboten usw.).
• Unterstützung bei der Recherche, Verhandlung und dem Kauf von Waren und Dienstleistungen für die Mission.
• Übernahme der Funktion als Stellvertreter für administrative Angelegenheiten (z. B. Zuweisung und Abgang des vor Ort ansässigen Personals usw.).

Andere Aufgaben:

• Andere vom Vorgesetzten zugewiesene Aufgaben

Die Kandidaten müssen über folgende Qualifikationen verfügen:

• Gute Beherrschung von Englisch und Französisch.
• Universitätsabschluss mit relevanter Erfahrung. Vorerfahrung im Protokollwesen oder im Einkauf wäre von Vorteil.
• Liebe zum Detail und die Fähigkeit, präzise Unterlagen effizient und zeitnah zu führen.
• Exzellente mündliche und schriftliche Fähigkeiten mit der Fähigkeit, diplomatisch und professionell mit Personen unterschiedlicher kultureller Hintergründe zu interagieren.
• Starke organisatorische Fähigkeiten und Multitasking-Fähigkeit.
• Exzellente zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten.
• Angemessene Computerkenntnisse und Kenntnisse in Microsoft-Anwendungen.

Bewerbungsverfahren

Interessierte Kandidaten können ihren detaillierten Lebenslauf auf Englisch (einschließlich Name, Kontaktdaten, aktuelles Foto, akademische Qualifikationen und Gehaltsvorstellung) vor dem 30 novembre 2026 einreichen.

Bitte beachten Sie, dass die für ein Vorstellungsgespräch vorausgewählten Kandidaten von der Mission innerhalb von zwei Wochen nach dem 30 novembre 2026 kontaktiert werden.