ASSISTENTE DI PROTOCOLLO/AMMINISTRATIVO

• 02 novembre 2026
• 100%
• Durée indéterminée
• 10 ave du pailly, 1219 Chatelaine

La Mission Permanente della Repubblica di Singapore a Ginevra desidera invitare i candidati appropriati a candidarsi per una posizione a tempo pieno di Assistente di Protocollo/Amministrativo presso la Missione.

ASSISTENTE DI PROTOCOLLO/AMMINISTRATIVO

Le principali responsabilità professionali sono le seguenti:

• Fornire supporto amministrativo e logistico alle delegazioni in visita da Singapore durante le visite ufficiali.
• Assicurare il collegamento e gestire le prenotazioni con gli hotel per le visite in entrata da Singapore.
• Assicurare il collegamento e gestire le prenotazioni con le compagnie di trasporto, ristoranti, ecc. per le visite in entrata da Singapore.
• Collaborare con le autorità aeroportuali per le formalità di immigrazione, l'accesso alla sala VIP, ottenere le approvazioni e i permessi necessari per le visite dei VIP singaporiani.
• Supportare e accompagnare, se necessario, il Capo Missione e il personale della Missione durante le visite ufficiali fuori da Ginevra.
• Gestire l'organizzazione di eventi ufficiali interni come riunioni e pranzi di lavoro, incluso il collegamento con i fornitori per gli acquisti necessari e la gestione delle liste degli invitati.
• Aiutare il personale residente nella preparazione e gestione dei pasti ufficiali organizzati presso la Residenza Ufficiale, la Cancelleria o nei ristoranti.
• Assistere nelle disposizioni amministrative di altri eventi ufficiali ai quali la Missione è invitata a partecipare.

Questioni amministrative:

• Aiutare il personale residente nei lavori preparatori relativi agli acquisti (cioè preparare i documenti di gara, ottenere preventivi, ecc.).
• Aiutare nella ricerca, nella negoziazione e nell'acquisto di beni e servizi per la Missione.
• Assicurare la funzione di agente sostitutivo per questioni amministrative (ad esempio, l'assegnazione e la partenza del personale residente, ecc.).

Altre mansioni:

• Altre mansioni assegnate dal supervisore

I candidati devono possedere le seguenti qualifiche:

• Buona padronanza dell'inglese e del francese.
• Diploma universitario con esperienza pertinente. Un'esperienza precedente in protocollo o negli acquisti sarebbe un vantaggio.
• Attenzione ai dettagli e capacità di tenere registri precisi in modo efficace e tempestivo.
• Eccellenti capacità verbali e scritte con la capacità di interagire in modo diplomatico e professionale con persone di diverse origini culturali.
• Solide capacità organizzative e di multitasking.
• Eccellenti capacità interpersonali e di comunicazione.
• Conoscenze ragionevoli dell'informatica e delle applicazioni Microsoft.

Procedura di candidatura

I candidati interessati possono inviare il proprio CV dettagliato in inglese (includendo nome, recapiti, foto recente, qualifiche accademiche e aspettativa salariale) entro il 30 novembre 2026.

Si prega di notare che i candidati preseleccionati per un colloquio saranno contattati dalla Missione entro due settimane dal 30 novembre 2026.