Rezeptionist & Administrative Assistent(in)

• 13. August 2026
• 100%
• Unbefristet
• Deutsch (Fließend), Englisch (Mittelstufe), Französisch (Fließend), Italienisch (Fließend)
• Route de Moncor 12, 1701 Fribourg
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Arbeitszeiten: 08:00 - 12:00 - 13:00 - 17:00

Ihre Rolle:

Als wahre Stütze des Empfangs und des reibungslosen Büroablaufs gewährleisten Sie eine professionelle, herzliche und effiziente Präsenz, während Sie der gesamten Organisation vielseitige administrative Unterstützung bieten.

Verantwortlichkeiten :

Empfang & Kommunikation

• Bearbeitung von eingehenden Telefonanrufen und E-Mails mit Professionalität.
• Empfang von Besuchern mit Höflichkeit und Weiterleitung an die richtigen Ansprechpartner.

Administrative Verwaltung & Logistik

• Empfang, Sortierung, Verteilung und Versand von Post, Paketen usw.
• Überwachung des Bürobedarfs, der Parkkarten usw.
• Koordination der Instandhaltung der Räumlichkeiten und externer Dienstleister.
• Organisation von Sitzungen, Reservierung von Räumen und Koordination von Reisen.

Operative Unterstützung & Eventmanagement

• Unterstützung des Führungsteams bei der Bearbeitung vertraulicher Korrespondenz und der Koordination von Veranstaltungen.
• Organisation interner Aktivitäten (Konferenzen, Teambuilding usw.).
• Erstellung klarer und prägnanter Sitzungsprotokolle.

HR- & Rechtliche Unterstützung

• Mitwirkung bei der Integration neuer Mitarbeitender am Hauptsitz.
• Vorbereitung einfacher administrativer und rechtlicher Dokumente.
• Sicherstellung der Einhaltung interner Verfahren und regulatorischer Normen.

Schlüsselkompetenzen

• Zwischenmenschlich: Sinn für Gastfreundschaft, aktives Zuhören, Diplomatie, Diskretion.
• Organisatorisch: Sorgfalt, Pünktlichkeit, Prioritätenmanagement und Umgang mit Unvorhergesehenem.
• Sprachlich: Beherrschung von Französisch, Deutsch und Englisch (mündlich und schriftlich). Italienisch ist ein Vorteil.
• Technisch: Gute Beherrschung der Büroanwendungen (Word, Excel, Outlook).

Leistungsindikatoren

• Qualität des Empfangs: Zufriedenheit der Besucher und Ansprechpartner.
• Administrative Effizienz: Einhaltung von Fristen und Zuverlässigkeit der Arbeitsergebnisse.
• Vielseitigkeit: Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig mit Ruhe und Methode zu bewältigen.