Executive Assistant to CFO

• 13. August 2026
• 100%
• Unbefristete Anstellung
• Genève

Wir suchen eine(n) hochprofessionelle(n) Executive Assistant des CFO, die/der in einem dynamischen internationalen Umfeld aufblüht und gerne eng mit einer Führungskraft zusammenarbeitet.

Assistant(e) de Direction du Directeur Financier

Unser Kunde ist ein internationales Unternehmen.

Aufgaben

Assistenz & Support des CFO ###

• Agieren als zentrale Koordinationsstelle für das Büro des CFO, unter Sicherstellung einer effizienten Verwaltung von Prioritäten, Fristen und Verpflichtungen.
• Verwaltung eines komplexen und dynamischen Executive-Kalenders, proaktive Identifizierung von Konflikten und Empfehlung von Lösungen.
• Vorbereitung von Informationsnotizen, Präsentationen, Diskussionsgrundlagen und Hintergrunddokumenten, um sicherzustellen, dass der CFO optimal auf Meetings und Termine vorbereitet ist.
• Verfassen, Überprüfen und Verwalten der Korrespondenz und der Executive-Kommunikation im Namen des CFO.
• Koordinieren von internen und externen Meetings, einschliesslich der Vorbereitung der Tagesordnung und der logistischen Arrangements.
• Verwaltung der Reiseplanung, Reiserouten und der damit verbundenen Logistik.
• Teilnahme an wichtigen Meetings, Erstellung von Protokollen und Nachverfolgung der Umsetzung vereinbarter Massnahmen.
• Sicherstellung der rechtzeitigen Nachverfolgung der vom CFO eingegangenen Verpflichtungen und Überwachung der Fortschritte bei den Stakeholdern.
• Umgang mit hochvertraulichen Informationen mit Professionalität, Diskretion und klugem Urteilsvermögen.
• Antizipation von Problemen und proaktive Behandlung administrativer und operativer Herausforderungen, bevor diese auftreten.

Stakeholder-Management & Koordination ###

• Agieren als zentrale Schnittstelle zwischen dem CFO und dem oberen Management, den Board-Mitgliedern, den Landesgesellschaften und externen Partnern.
• Erleichterung der Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Stakeholdern und Funktionen.
• Aufbau von Vertrauensverhältnissen innerhalb der Organisation, um eine effiziente Entscheidungsfindung und Umsetzung zu unterstützen.
• Koordinieren der Vorbereitung von Governance-Meetings und Unterstützung der Interaktionen mit Board- und Ausschussmitgliedern.

Projektkoordination & Unterstützung der Aktivitäten ###

• Unterstützung strategischer und operativer Initiativen, die vom CFO gesponsert werden.
• Überwachung von Meilensteinen, Deliverables und Projektabhängigkeiten zur Sicherstellung einer termingerechten Ausführung.
• Identifizierung von Risiken, Engpässen und Problemen, die eine Eskalation erfordern.
• Unterstützung von Initiativen zur kontinuierlichen Verbesserung und Beitrag zur Optimierung von Prozessen, Systemen und Arbeitsweisen.
• Koordinieren von funktionsübergreifenden Aktivitäten und Sicherstellung des Alignments zwischen den Stakeholdern.

Reporting & Governance-Support ###

• Überprüfen und Kontrollieren der Qualität von Berichten, Präsentationen und Governance-Dokumenten.
• Unterstützung der Vorbereitung von Dokumenten für den Board, die Ausschüsse und die Geschäftsleitung.
• Durchführung von Recherchen und Erstellung von Analysen zur Unterstützung der Entscheidungsfindung.
• Unterstützung bei der Konsolidierung von Informationen aus mehreren Stakeholdern in prägnanten Executive Summaries.
• Sicherstellung der Verbindung zu internen und externen Stakeholdern, um den rechtzeitigen Abschluss von Governance-Deliverables zu gewährleisten.

Profil des Kandidaten

• 8 bis 10 Jahre Erfahrung in der Unterstützung eines CFO, CEO, Executive Director oder einer anderen hochrangigen Führungskraft in einem komplexen internationalen Umfeld.
• Signifikante Erfahrung in der Verwaltung von Executive-Prioritäten, Governance-Aktivitäten und der Beziehung zu Senior-Stakeholdern.
• Nachgewiesene Fähigkeit, als vertrauenswürdiger Berater und Business Partner für das obere Management zu agieren.
• Erfahrung in der Koordination komplexer, funktionsübergreifender Initiativen unter Einbeziehung mehrerer Stakeholder.
• Erfahrung in internationalen Organisationen, NGOs, multilateralen oder Matrix-Organisationen ist ein Vorteil.
• Vertrautheit mit Finanzberichten, Budgetierung und Governance-Prozessen ist wünschenswert.

Bedingungen und Vorteile

• Eine einzigartige Gelegenheit, als vertrauenswürdiger Partner des CFO zu arbeiten, mit bedeutender Einbindung in die Geschäftsleitung, die Governance-Gremien und die strategische Entscheidungsfindung.
• Eine sehr sichtbare und wirkungsvolle Rolle im Herzen der Organisation, in Zusammenarbeit mit Senior-Stakeholdern in einem globalen und multikulturellen Umfeld.
• Die Chance, über die traditionelle Executive-Unterstützung hinaus beizutragen, indem strategische Initiativen koordiniert und die organisatorische Effizienz beeinflusst wird.