Operations Manager

• Einzigartige Gelegenheit, von Tag eins an einer wachsenden Organisation beizutreten und diese mitzugestalten.
• Hohes Mass an Autonomie mit direktem Kontakt zu den wichtigsten Entscheidungsträgern.

Über unseren Kunden ##

Foundation

Stellenbeschreibung ##

Aufbau und Betrieb der Operations

• Etablierung und kontinuierliche Verbesserung der Betriebsprozesse der Foundation
• Schaffung effizienter Arbeitsweisen zur Gewährleistung eines reibungslosen Tagesgeschäfts
• Koordination von Projekten und Initiativen über verschiedene Stakeholder hinweg
• Verfolgung von Prioritäten, Fristen, Massnahmen und Ergebnissen
• Unterstützung bei der Umsetzung und Nachverfolgung der Aktivitäten der Foundation

Unterstützung von Governance und Entscheidungsfindung

• Organisation von Board- und Komiteesitzungen
• Erstellung von Agenden, Unterlagen, Sitzungsprotokollen und Aktionsplänen
• Sicherstellung, dass wichtige Entscheidungen dokumentiert und umgesetzt werden
• Koordination der Interaktion mit externen Beratern und Partnern

Verwaltung von Administration und Finanzen

• Koordination der Beziehungen zu externen Dienstleistern
• Unterstützung bei der Budgetierung, dem Rechnungsmanagement und den Reporting-Aktivitäten
• Sicherstellung einer genauen Buchführung und Dokumentation
• Überwachung der Prozesse für Zuschüsse und Zahlungen an Begünstigte sowie Sicherstellung einer genauen Berichterstattung und Dokumentation.
• Sicherstellung der Einhaltung des Schweizer Stiftungsrechts, der Governance-Anforderungen und der Verpflichtungen gegenüber Aufsichtsbehörden
• Unterstützung der Buchhaltungsaktivitäten, der Erstellung von Jahresabschlüssen, der Audit-Prozesse und des Finanzreportings

Antrieb von Projekten und speziellen Initiativen

• Leitung von operativen Projekten von der Idee bis zur Ausführung
• Recherche zu Themen, Erstellung von Briefing-Unterlagen und Unterstützung der Entscheidungsfindung
• Koordination von Veranstaltungen, Workshops und Stakeholder-Meetings
• Übernahme der Verantwortung für neue Initiativen, während sich die Foundation weiterentwickelt

Förderung smarter Arbeitsweisen

• Identifizierung und Implementierung KI-gestützter Lösungen in der Administration, den Finanzen, der Governance, dem Stakeholder-Management und den operativen Aktivitäten
• Unterstützung bei der Einbettung von KI in das Betriebsmodell der Foundation und Identifizierung von Möglichkeiten zur Automatisierung, Datenanalyse und Entscheidungsunterstützung
• Agieren als interner Katalysator für Innovation und die Einführung neuer Technologien

Das ideale Profil ##

• Ungefähr 4-7 Jahre Berufserfahrung in den Bereichen Operations, Projektmanagement, Startup-Umfeldern, Consulting, Stiftungen, NGOs oder ähnlichen schnelllebigen Organisationen
• Starke Projektmanagement- und Organisationsfähigkeiten
• Nachgewiesene Fähigkeit, KI-Tools in die täglichen Arbeitsprozesse und organisatorischen Abläufe zu integrieren.
• Ein echtes Interesse an digitaler Freiheit, Privatsphäre, Technology Governance und gesellschaftlicher Wirkung wird sehr geschätzt.
• Exzellente schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Französisch (Deutsch ist ein Plus)
• Hohes Mass an Diskretion, Professionalität und Integrität
• Versiert im Umgang mit modernen digitalen Tools und kollaborativen Plattformen
• Interesse an Technologie, Innovation und KI-gestützten Arbeitsweisen ist ein grosser Vorteil

Was geboten wird ##

• Dies ist eine seltene Gelegenheit, eine Organisation von Grund auf mit aufzubauen.
• Sie werden über erhebliche Autonomie, direkten Kontakt zu Entscheidungsträgern und die Chance verfügen, die Arbeitsweise der Foundation von Tag eins an zu gestalten. Wir suchen jemanden, der es geniesst, in einem schlanken und unternehmerischen Umfeld aufzubauen, zu lernen, sich anzupassen und eine bedeutende Wirkung zu erzielen.
• Eine seltene Gelegenheit, eine neue Stiftung mit einer starken Mission und internationaler Reichweite aufzubauen, die mit der Agilität eines Startups geführt wird.
• Direkte Zusammenarbeit mit einem engagierten Board of Trustees und dem weiteren Ökosystem der Gründungsorganisation.
• Flexibilität beim Arbeitsort, mit einer starken Präsenz in Genf.
• Wettbewerbsfähiges Gehalt, angepasst an den Non-Profit-Kontext

Job-Referenz angeben

JN-102026-7134650

Jobfunktion

Öffentlicher Sektor & Non-Profit

Spezialisierung

Projektassistent

Branche

Non-Profit

Wo

Genf

Vertragsart

Unbefristet

Job-Referenz

JN-102026-7134650