Executive & Personal Assistant

• Vielfältige Rolle mit breitem Einblick und Verantwortlichkeiten
• Schnelles Arbeitsumfeld mit Kontakt zu hochrangigen Stakeholdern

Über unseren Kunden ##

Family Office

Jobbeschreibung ##

Executive Support

• Verwaltung komplexer Kalender, Meetings und Prioritäten der Geschäftsleitung
• Erstellung von Präsentationen, Berichten und wichtigen Unterlagen
• Sicherstellung des Follow-ups bei Massnahmen, Fristen und vertraulichen Angelegenheiten

Reise & Logistik

• Koordination von internationalen Reisen, Reiserouten und Unterkünften
• Verwaltung von Reisedokumenten, Visa und Logistik
• Nahtlose Unterstützung vor, während und nach der Reise

Projekt- & Operations-Koordination

• Unterstützung funktionsübergreifender Projekte und strategischer Initiativen
• Überwachung von Zeitplänen, Ergebnissen und Stakeholder-Kommunikation
• Unterstützung bei operativen Verbesserungsprozessen und Digitalisierungsprojekten

Kommunikation & Administration

• Erstellung interner Kommunikation, Präsentationen und Berichte
• Führung genauer Aufzeichnungen und administrativer Dokumentation
• Kontaktpflege zu externen Beratern und Dienstleistern

Recruitment & HR Administration

• Unterstützung beim Recruiting und der Interview-Koordination
• Unterstützung beim Onboarding und der HR Administration
• Erstellung von beschäftigungsbezogenen Unterlagen

Event Management

• Organisation von Firmenveranstaltungen, Meetings und Sonderprojekten
• Koordination von Anbietern, Logistik und Event-Durchführung
• Sicherstellung eines hohen Servicestandards und Liebe zum Detail

Das ideale Profil ##

• Nachgewiesene Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant oder in einer ähnlichen Support-Rolle
• Exzellente Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten
• Hohe Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu bearbeiten
• Exzellente Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten
• Ausgeprägtes Bewusstsein für Vertraulichkeit und Professionalität
• Fortgeschrittene Microsoft Office 365 Kenntnisse
• Erfahrung mit SharePoint, Teams und Kollaborations-Tools ist von Vorteil
• Erfahrung in der Projektkoordination ist sehr wünschenswert

Was geboten wird ##

• Eine einzigartige Gelegenheit, eng mit hochrangigen Entscheidungsträgern in einem internationalen Umfeld zusammenzuarbeiten
• Eine vielseitige Position mit breitem Einblick in Administration, Operations, Projekte und Stakeholder-Management
• Hohes Mass an Vertrauen, Autonomie und Verantwortung
• Eine kollaborative und professionelle Kultur mit Fokus auf Exzellenz
• Die Chance, zu wirkungsvollen Projekten und strategischen Initiativen beizutragen
• Attraktives Vergütungs- und Benefit-Paket

Referenznummer angeben

JN-102026-7135806

Jobfunktion

Office & Management Support

Spezialisierung

Executive Assistant

Branche

Business Services

Ort

Geneva

Anstellungsart

Permanent

Job-Referenz

JN-102026-7135806