Events Coordinator

--- base: meta-keywords: meta-viewport: width=device-width, title: Events Coordinator --- Events Coordinator ================== SICPA wurde 1927 gegründet und ist ein privates Schweizer Technologieunternehmen, das zu einer effektiven Governance und zum nachhaltigen Wohlstand der Nationen beiträgt. SICPA spielt eine wesentliche Rolle bei der Wahrung der Souveränität der Staaten, indem es ihnen ermöglicht, ihre Bürger, ihre strategischen Vermögenswerte und ihre Volkswirtschaften zu schützen. Das Unternehmen ist dafür bekannt, den Großteil der Banknoten weltweit zu sichern, und ist auf allen fünf Kontinenten präsent. Heute bietet seine auf Souveränität ausgerichtete Plattform integrierte Lösungen an, die darauf abzielen, die Mobilisierung öffentlicher Einnahmen, die Verwaltung natürlicher Ressourcen, den Gesundheitsschutz, die Markenauthentifizierung sowie die digitale Souveränität und sichere öffentliche Dienste zu sichern. Rolle * Planung, Koordination und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen von Ende zu Ende, von der Vorbereitungsphase bis zur Nachbereitung. * Verwaltung der Gästelisten, Einladungen, Teilnahmebestätigungen, Erinnerungen und Verfolgung der Anmeldungen. * Vorbereitung und Verbreitung der Veranstaltungen betreffenden Kommunikationen in Abstimmung mit den verschiedenen Stakeholdern. * Organisation aller logistischen Aspekte im Zusammenhang mit den Veranstaltungen: Reservierung von Räumlichkeiten, Verpflegung, Unterbringung, Transport, audiovisuelle Ausrüstung, Beschilderung und Veranstaltungsunterlagen. * Sicherstellung der operativen Präsenz vor Ort und Koordination des reibungslosen Ablaufs der Veranstaltungen am Tag X. * Enge Zusammenarbeit mit internen Teams, um die Konsistenz der Inhalte und der während der Veranstaltungen vermittelten Botschaften sicherzustellen. * Überwachung von Event-Agenturen, Lieferanten und Dienstleistern und Gewährleistung der Qualität der erbrachten Leistungen. * Entwicklung und Pflege der Beziehungen zu Hotels, Konferenzzentren und anderen Veranstaltungsorten. * Verwaltung von Verträgen, Bestellungen, Bestellscheinen, Rechnungen und anderen administrativen Dokumenten im Zusammenhang mit Veranstaltungen. * Sicherstellung der Budgetüberwachung von Veranstaltungsprojekten und der Bearbeitung von Ausgaben über SAP unter Einhaltung der internen Verfahren. * Proaktive Identifizierung von operativen Risiken und Problemen, Vorschlagen von Lösungen und Sicherstellung eines regelmäßigen Berichtswesens über den Projektfortschritt. * Teilnahme an der Bewertung von Veranstaltungen und an der Umsetzung von Massnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung. * Sicherstellung der Stellvertretung des Responsable Protocol & Events bei dessen Abwesenheit und Gewährleistung der Kontinuität der Tätigkeiten in seinem Bereich. Profil * Höhere Ausbildung im Bereich Eventmanagement, Kommunikation, Marketing, Hotellerie oder einem gleichwertigen Bereich. * Nachgewiesene Erfahrung in der Koordination und Organisation von Firmenveranstaltungen. * Exzellente Organisationsfähigkeit und gleichzeitiges Management mehrerer Projekte. * Sehr operativer, pragmatischer und lösungsorientierter Ansatz. * Erfahrung in der Verwaltung von Dienstleistern, Agenturen und externen Partnern. * Gute Beherrschung der Budgetüberwachung und administrativer Prozesse. * Kenntnisse von SAP oder einem anderen ERP sind ein Vorteil. * Exzellente zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten. * Fähigkeit, autonom zu arbeiten und gleichzeitig effektiv mit multidisziplinären und internationalen Teams zusammenzuarbeiten. * Bereitschaft zu gelegentlichen Reisen und zu Einsätzen bei Veranstaltungen ausserhalb der üblichen Arbeitszeiten, falls erforderlich. * Beherrschung von Französisch und Englisch, jede weitere Sprache ist ein Vorteil. Warum wir uns anschliessen sollten? * Werden Sie Teil eines weltweit führenden Unternehmens für Vertrauens-Technologien und tragen Sie zu einer sinnstiftenden Mission bei. * Entwickeln Sie sich im strategischen Herzen eines finanziell soliden und konsequent auf Innovation ausgerichteten Unternehmens weiter. * Arbeiten Sie mit hochkarätigen Experten zusammen und nehmen Sie an internationalen Projekten mit grosser Wirkung teil. * Arbeiten Sie in einem multikulturellen Umfeld, das auf Integrität basiert, in dem Autonomie, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein voll gefördert werden. SICPA SA * SICPA SA Avenue de Florissant 41 1008 Prilly * [ ](< >) jpide898961jm jpit1145jm jpiy26jm