Administrativ·e Sachbearbeiter·in Sektor

JHD Sàrl ist ein Familienunternehmen, das im Bereich Reinigung, Unterhalt und Dienstleistungsmanagement für Immobilien und Gewerbesites tätig ist.
Im Rahmen der Reorganisation und des Ausbaus unserer Abteilung Conciergerie suchen wir eine·n Administrativ·e Sachbearbeiter·in Sektor zu 100 %, um unser Team in Ecublens zu verstärken.
Suchen Sie eine administrative Stelle, die sich nicht nur auf die Aktenverwaltung hinter einem Bildschirm beschränkt? Schätzen Sie den Kundenkontakt, die Koordination, die Organisation und finden gerne Lösungen, wenn Unvorhergesehenes eintritt?
Wir bieten Ihnen eine vielseitige und verantwortungsvolle Funktion, in der Sie Ihr eigenes Immobilienportfolio betreuen und gleichzeitig eng mit Ihrer vorgesetzten Person, Ihrem Teampartner und unseren Aussendienstteams zusammenarbeiten.
Administrativ·e Sachbearbeiter·in Sektor
Als Administrativ·e Sachbearbeiter·in Sektor stellen Sie die administrative Verwaltung und die operative Betreuung eines Ihnen zugewiesenen Immobilienportfolios sicher.
Sie sind einer der Hauptkontaktpunkte zwischen unseren Kunden und Immobilienverwaltungen, unseren operativen Teams und der Verwaltung.
Sie verfolgen die Anfragen, die Ihr Portfolio betreffen, koordinieren die verschiedenen Einsätze und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss bis zur Lösung der Anfragen.
Ihre Hauptaufgaben
Verwaltung und Betreuung Ihres Portfolios
Anfragen von Kunden und Verwaltungen entgegennehmen und deren Nachverfolgung sicherstellen
Anfragen im Zusammenhang mit den verschiedenen Immobilien koordinieren
Eine regelmässige Kommunikation mit den Kunden und den verschiedenen Beteiligten sicherstellen
Anfragen bis zu ihrer Lösung verfolgen und notwendige Erinnerungen versenden
Informationen und Dokumente bezüglich der Immobilien aktuell halten
Die Nachverfolgung von Schlüsseln, Zugangsberechtigungen, Codes und standortspezifischen Informationen sicherstellen
Kommunikation für Bewohner vorbereiten, wenn Einsätze geplant sind
Koordination mit unseren Aussendienstteams
Tägliche Weitergabe von Informationen und Anfragen an die operativen Teams
Arbeitsblätter erstellen, ändern und deren Nachverfolgung sicherstellen
Periodische und punktuelle Einsätze planen und koordinieren
Die verschiedenen Zeitpläne aktualisieren
Die Rückmeldungen zu den Einsätzen nachverfolgen
Dringende oder unvorhergesehene Anfragen koordinieren
Sicherstellen, dass die Teams über die für die ordnungsgemässe Erbringung ihrer Leistungen notwendigen Informationen verfügen
Administrativ·e Nachverfolgung der Leistungen
Arbeitsblätter kontrollieren und bearbeiten
Die administrative Nachverfolgung von vertraglichen und punktuellen Leistungen sicherstellen
Elemente für die Rechnungsstellung vorbereiten und kontrollieren
Die Ablage und Rückverfolgbarkeit von Dokumenten sicherstellen
Daten in unseren verschiedenen Verwaltungstools aktuell halten
Planung und Organisation
Die verschiedenen periodischen Leistungen im Zusammenhang mit den Immobilien planen
Zeitpläne basierend auf Kundenanfragen vorbereiten und anpassen
Einsätze mit den Teams und den verschiedenen Partnern koordinieren
Fristen antizipieren und notwendige Erinnerungen sicherstellen
Kundenbeziehungen
Ein bevorzugter Ansprechpartner für die Kunden und Verwaltungen Ihres Portfolios sein
Anfragen beantworten und deren Nachverfolgung sicherstellen
Zusätzliche Bedürfnisse identifizieren und an Ihre vorgesetzte Person weiterleiten
An der administrativen Nachverfolgung von Angeboten und Zusatzleistungen teilnehmen
Sicherstellen einer professionellen, reaktionsschnellen und lösungsorientierten Kommunikation
Allgemeine Verwaltung und Empfang
Das Empfangsmanagement ist ein integraler Bestandteil der Funktionsweise unseres Teams und wird gemeinsam von den beiden Sachbearbeitern sichergestellt.
Sie nehmen somit auch teil an:
Bearbeitung von Telefonanrufen und E-Mails
Empfang von Besuchern, Lieferanten und Kuriere
Empfang und Verteilung der Post
Warenannahme
Weiterleitung von Informationen an die verschiedenen Abteilungen
Verschiedene administrative Aufgaben, die für das reibungslose Funktionieren der Abteilung notwendig sind
Arbeiten im Tandem
Sie arbeiten an der Seite einer·n zweiten Administrativ·en Sachbearbeiter·in Sektor, die·n die gleiche Funktion ausüben.
Jede·r ist für das eigene Immobilienportfolio verantwortlich, arbeitet jedoch eng zusammen, um die Kontinuität des Dienstes und eine gegenseitige Stellvertretung bei Abwesenheit zu gewährleisten.
Sie profitieren zudem von der Unterstützung und Supervision durch die Abteilungsleitung bei Entscheidungen, besonderen Situationen und Dossiers, die einer Entscheidung bedürfen. jpiddd8e2dbjm jpit0937jm jpiy26jm