Gestore amministrativo di settore

JHD Sàrl è un'azienda familiare attiva nel settore della pulizia, della manutenzione e della gestione di prestazioni per edifici e siti professionali.
Nell'ambito della riorganizzazione e dello sviluppo del nostro dipartimento Conciergerie, cerchiamo un·una Gestore amministrativo di settore al 100% per unirsi al nostro team a Ecublens.
Cerchi un impiego amministrativo che non si limiti alla gestione di pratiche dietro uno schermo? Apprezzi il contatto con il cliente, la coordinazione, l'organizzazione e ami trovare soluzioni quando si presentano imprevisti?
Vi proponiamo una funzione polivalente e responsabilizzante, nella quale assicurate il monitoraggio del vostro portafoglio di edifici, lavorando in stretta collaborazione con il vostro responsabile, il vostro binomio e i nostri team sul campo.
Gestore amministrativo di settore
In qualità di Gestore amministrativo di settore, assicurate la gestione amministrativa e il monitoraggio operativo di un portafoglio di edifici che vi viene assegnato.
Sarete uno dei principali punti di contatto tra i nostri clienti e le amministrazioni immobiliari, i nostri team operativi e l'amministrazione.
Seguirete le richieste relative al vostro portafoglio, coordinerete i diversi interventi e veglierete sulla corretta circolazione delle informazioni fino alla risoluzione delle richieste.
Le vostre missioni principali
Gestione e monitoraggio del vostro portafoglio
Prendere in carico le richieste dei clienti e delle amministrazioni e assicurarne il seguito
Coordinare le richieste relative ai diversi edifici
Assicurare una comunicazione regolare con i clienti e i diversi interlocutori
Seguire le richieste fino alla loro risoluzione ed effettuare i solleciti necessari
Mantenere aggiornate le informazioni e i documenti relativi agli edifici
Assicurare il monitoraggio di chiavi, accessi, codici e informazioni specifiche dei diversi siti
Preparare le comunicazioni destinate ai residenti quando sono previsti interventi
Coordinamento con i nostri team sul campo
Trasmettere quotidianamente le informazioni e le richieste ai team operativi
Creare, modificare e assicurare il monitoraggio delle schede di lavoro
Pianificare e coordinare gli interventi periodici e occasionali
Aggiornare i diversi programmi
Assicurare il monitoraggio dei feedback di intervento
Coordinare le richieste urgenti o impreviste
Assicurarsi che i team dispongano delle informazioni necessarie per il corretto svolgimento delle loro prestazioni
Monitoraggio amministrativo delle prestazioni
Controllare ed elaborare le schede di lavoro
Assicurare il monitoraggio amministrativo delle prestazioni contrattuali e occasionali
Preparare e controllare gli elementi necessari per la fatturazione
Assicurare l'archiviazione e la tracciabilità dei documenti
Mantenere aggiornati i dati nei nostri diversi strumenti di gestione
Pianificazione e organizzazione
Pianificare le diverse prestazioni periodiche relative agli edifici
Preparare e adattare i programmi in base alle richieste dei clienti
Coordinare gli interventi con i team e i diversi partner
Anticipare le scadenze e assicurare i solleciti necessari
Relazione con la clientela
Essere un punto di contatto privilegiato per i clienti e le amministrazioni del vostro portafoglio
Rispondere alle richieste correnti e assicurarne il seguito
Identificare i bisogni complementari e trasmetterli al vostro responsabile
Partecipare al monitoraggio amministrativo delle offerte e delle prestazioni complementari
Assicurare una comunicazione professionale, reattiva e orientata alle soluzioni
Amministrazione generale e reception
La gestione della reception è parte integrante del funzionamento del nostro team ed è assicurata congiuntamente dai due gestori.
Partecipate quindi anche a:
La gestione delle chiamate telefoniche e delle e-mail
L'accoglienza di visitatori, fornitori e corrieri
La ricezione e la distribuzione della posta
La ricezione di merci
La trasmissione delle informazioni ai diversi servizi
Varie mansioni amministrative necessarie al buon funzionamento del dipartimento
Un funzionamento in binomio
Lavorerete al fianco di un·una secondo·a Gestore amministrativo di settore che occupa la stessa funzione.
Ognuno è responsabile del proprio portafoglio di edifici, lavorando al contempo in stretta collaborazione per garantire la continuità del servizio e una sostituzione reciproca in caso di assenza.
Beneficcerete inoltre dell'accompagnamento e della supervisione della responsabile del dipartimento per le decisioni, le situazioni particolari e i dossier che richiedono un arbitrato. jpiddd8e2dbjm jpit0937jm jpiy26jm