Administrativ·e Bereichsverwalter·in

• 08. September 2026
• 100%
• Unbefristete Dauer
• Champs-Courbes 18, 1024 Ecublens VD
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JHD Sàrl ist ein Familienunternehmen, das im Bereich Reinigung, Unterhalt und Dienstleistungsmanagement für Gebäude und gewerbliche Standorte tätig ist.

Im Rahmen der Reorganisation und Entwicklung unserer Abteilung Conciergerie suchen wir eine·n Administrativ·e Bereichsverwalter·in zu 100 %, um unser Team in Ecublens zu verstärken.

Suchen Sie eine administrative Stelle, die sich nicht nur auf die Bearbeitung von Dossiers hinter einem Bildschirm beschränkt? Schätzen Sie den Kundenkontakt, die Koordination, die Organisation und finden gerne Lösungen, wenn Unvorhergesehenes eintritt?

Wir bieten Ihnen eine vielseitige und verantwortungsvolle Funktion, in der Sie Ihr eigenes Immobilienportfolio betreuen und dabei eng mit Ihrer vorgesetzten Person, Ihrem Tandempartner und unseren Aussendienstteams zusammenarbeiten.

Administrativ·e Bereichsverwalter·in

Als Administrativ·e Bereichsverwalter·in stellen Sie die administrative Verwaltung und die operative Betreuung eines Ihnen zugewiesenen Immobilienportfolios sicher.

Sie sind eine der Hauptkontaktstellen zwischen unseren Kunden und Immobilienverwaltungen, unseren operativen Teams und der Verwaltung.

Sie verfolgen die Anfragen, die Ihr Portfolio betreffen, koordinieren die verschiedenen Einsätze und sorgen für einen ordnungsgemässen Informationsfluss bis zur Erledigung der Anfragen.

Ihre Hauptaufgaben ###

Verwaltung und Betreuung Ihres Portfolios

• Übernahme und Nachverfolgung der Anfragen von Kunden und Verwaltungen
• Koordination der Anfragen im Zusammenhang mit den verschiedenen Gebäuden
• Sicherstellung einer regelmässigen Kommunikation mit den Kunden und den verschiedenen Beteiligten
• Nachverfolgung der Anfragen bis zu ihrer Erledigung und Durchführung der notwendigen Mahnungen/Nachfassaktionen
• Aktualisierung der Informationen und Dokumente bezüglich der Immobilien
• Sicherstellung der Nachverfolgung von Schlüsseln, Zugang, Codes und standortspezifischen Informationen
• Vorbereitung der Mitteilungen an die Bewohner, wenn Einsätze geplant sind

Koordination mit unseren Aussendienstteams

• Tägliche Weitergabe von Informationen und Anfragen an die operativen Teams
• Erstellen, Ändern und Nachverfolgen von Arbeitszetteln
• Planung und Koordination von periodischen und punktuellen Einsätzen
• Aktualisierung der verschiedenen Einsatzpläne
• Sicherstellung der Nachverfolgung von Einsatzrückmeldungen
• Koordination dringender oder unvorhergesehener Anfragen
• Sicherstellen, dass die Teams über die notwendigen Informationen für die ordnungsgemässe Ausführung ihrer Leistungen verfügen

Administrativer Nachverfolgung der Leistungen

• Kontrolle und Bearbeitung der Arbeitszettel
• Sicherstellung der administrativen Nachverfolgung vertraglicher und punktueller Leistungen
• Vorbereitung und Kontrolle der für die Fakturierung notwendigen Elemente
• Sicherstellung der Ablage und Rückverfolgbarkeit der Dokumente
• Aktualisierung der Daten in unseren verschiedenen Verwaltungstools

Planung und Organisation

• Planung der verschiedenen periodischen Leistungen im Zusammenhang mit den Immobilien
• Vorbereitung und Anpassung der Einsatzpläne basierend auf Kundenanfragen
• Koordination der Einsätze mit den Teams und den verschiedenen Partnern
• Antizipation von Fristen und Durchführung der notwendigen Nachfassaktionen

Kundenbeziehung

• Seien Sie eine bevorzugte Kontaktperson für die Kunden und Verwaltungen Ihres Portfolios
• Beantwortung von Standardanfragen und Sicherstellung deren Nachverfolgung
• Identifizierung von Zusatzbedürfnissen und Weitergabe an Ihre vorgesetzte Person
• Teilnahme an der administrativen Nachverfolgung von Angeboten und Zusatzleistungen
• Sicherstellung einer professionellen, reaktionsschnellen und lösungsorientierten Kommunikation

Allgemeine Administration und Empfang

Die Verwaltung des Empfangs ist integraler Bestandteil der Funktionsweise unseres Teams und wird gemeinsam von den beiden Verwaltern übernommen.

Sie nehmen somit auch teil an:

• Der Verwaltung von Telefonaten und E-Mails
• Dem Empfang von Besuchern, Lieferanten und Kuriere
• Der Entgegennahme und Verteilung der Post
• Der Warenannahme
• Der Weiterleitung von Informationen an die verschiedenen Abteilungen
• Verschiedenen administrativen Aufgaben, die für den ordnungsgemässen Betrieb der Abteilung notwendig sind

Zusammenarbeit im Tandem ###

Sie arbeiten an der Seite einer·n zweiten Administrativ·en Bereichsverwalter·in, die/der dieselbe Funktion ausübt.

Jede·r ist für das eigene Immobilienportfolio verantwortlich, arbeitet jedoch eng zusammen, um die Kontinuität des Dienstes und eine gegenseitige Vertretung im Falle von Abwesenheit zu gewährleisten.

Sie profitieren zudem von der Begleitung und Supervision durch die Abteilungsleiterin für Entscheidungen, besondere Situationen und Dossiers, die einer Entscheidung erfordern.