Gestore amministrativo di settore

• 08 settembre 2026
• 100%
• Durata indeterminata
• Champs-Courbes 18, 1024 Ecublens VD
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JHD Sàrl è un'azienda familiare attiva nel settore della pulizia, della manutenzione e della gestione di prestazioni per edifici e siti professionali.

Nell'ambito della riorganizzazione e dello sviluppo del nostro dipartimento Conciergerie, cerchiamo un·una Gestore amministrativo di settore al 100% per unirsi al nostro team a Ecublens.

Cerchi un impiego amministrativo che non si limiti alla gestione di pratiche dietro uno schermo? Apprezzi il contatto con il cliente, il coordinamento, l'organizzazione e ami trovare soluzioni quando si presentano imprevisti?

Ti proponiamo una funzione polivalente e responsabilizzante, in cui assicurerai il monitoraggio del tuo portafoglio di edifici lavorando in stretta collaborazione con il tuo responsabile, il tuo binomio e i nostri team sul campo.

Gestore amministrativo di settore

In qualità di Gestore amministrativo di settore, assicurerai la gestione amministrativa e il monitoraggio operativo di un portafoglio di edifici che ti sarà assegnato.

Sarai uno dei principali punti di contatto tra i nostri clienti e le amministrazioni immobiliari, i nostri team operativi e l'amministrazione.

Seguirai le richieste relative al tuo portafoglio, coordinerai i diversi interventi e assicurerai la corretta circolazione delle informazioni fino alla risoluzione delle richieste.

Le tue missioni principali ###

Gestione e monitoraggio del tuo portafoglio

• Prenderti carico delle richieste dei clienti e delle amministrazioni e assicurarne il monitoraggio
• Coordinare le richieste relative ai diversi edifici
• Assicurare una comunicazione regolare con i clienti e i vari interlocutori
• Seguire le richieste fino alla loro risoluzione ed effettuare i solleciti necessari
• Mantenere aggiornate le informazioni e i documenti relativi agli edifici
• Assicurare il monitoraggio di chiavi, accessi, codici e informazioni specifiche dei diversi siti
• Preparare le comunicazioni destinate ai residenti quando sono previsti interventi

Coordinamento con i nostri team sul campo

• Trasmettere quotidianamente le informazioni e le richieste ai team operativi
• Creare, modificare e assicurare il monitoraggio delle schede di lavoro
• Pianificare e coordinare gli interventi periodici e puntuali
• Aggiornare i diversi programmi
• Assicurare il monitoraggio dei feedback d'intervento
• Coordinare le richieste urgenti o impreviste
• Assicurarsi che i team dispongano delle informazioni necessarie per la corretta esecuzione delle loro prestazioni

Monitoraggio amministrativo delle prestazioni

• Controllare ed elaborare le schede di lavoro
• Assicurare il monitoraggio amministrativo delle prestazioni contrattuali e puntuali
• Preparare e controllare gli elementi necessari per la fatturazione
• Assicurare l'archiviazione e la tracciabilità dei documenti
• Mantenere aggiornati i dati nei nostri diversi strumenti di gestione

Pianificazione e organizzazione

• Pianificare le diverse prestazioni periodiche legate agli edifici
• Preparare e adattare i programmi in base alle richieste dei clienti
• Coordinare gli interventi con i team e i diversi partner
• Anticipare le scadenze e assicurare i solleciti necessari

Relazione con la clientela

• Essere un punto di contatto privilegiato per i clienti e le amministrazioni del tuo portafoglio
• Rispondere alle richieste correnti e assicurarne il monitoraggio
• Identificare i bisogni complementari e trasmetterli al tuo responsabile
• Partecipare al monitoraggio amministrativo delle offerte e delle prestazioni complementari
• Assicurare il mantenimento di una comunicazione professionale, reattiva e orientata alle soluzioni

Amministrazione generale e reception

La gestione della reception è parte integrante del funzionamento del nostro team ed è assicurata congiuntamente dai due gestori.

Parteciperai quindi anche a:

• La gestione delle chiamate telefoniche e delle e-mail
• L'accoglienza di visitatori, fornitori e corrieri
• La ricezione e la distribuzione della posta
• La ricezione delle merci
• La trasmissione delle informazioni ai diversi servizi
• Varie mansioni amministrative necessarie al buon funzionamento del dipartimento

Un funzionamento in binomio ###

Lavorerai al fianco di un·una secondo·a Gestore amministrativo di settore che occupa la stessa funzione.

Ciascuno è responsabile del proprio portafoglio di edifici, lavorando al contempo in stretta collaborazione al fine di garantire la continuità del servizio e una sostituzione reciproca in caso di assenza.

Beneficerai inoltre dell'accompagnamento e della supervisione della responsabile del dipartimento per decisioni, situazioni particolari e pratiche che richiedono un arbitrato.