Secrétaire administratif/-ve au contrôle des habitants (m/f)

Secrétaire administratif/-ve au contrôle des habitants (m/f)

Pour renforcer notre contrôle des habitants, nous recherchons un secrétaire administratif ou une secrétaire administrative (100 %). La personne traite toutes les demandes et tous les dossiers en lien avec le contrôle des habitants dans le but de fournir aux autorités et aux administrations publiques les informations de base nécessaires sur les personnes domiciliées ou séjournant sur le territoire, y compris à des fins statistiques. Elle accomplit des tâches administratives avec un degré variable de responsabilité et d'autonomie.

Vos tâches principales

• Assure l'accueil au guichet
• Traite le courrier et rédige la correspondance dans son domaine de compétences, également sur ordre du ou de la supérieur(e) hiérarchique
• Effectue toutes les mutations (arrivées, départs, mariages, naissances, divorces, changements d'adresse, etc.)
• Tient à jour tous les documents et dossiers du contrôle des habitants et des étrangers
• Traite les demandes de renseignements, les conseils et diverses informations dans le respect de la loi sur la protection des données
• Gère les permis de séjour, leur prolongation ainsi que les attestations de domicile ou de séjour
• Est l'interlocuteur de la police des étrangers
• Saisit les données statistiques pour l'OFS et l'Office de la population et des migrations (BMA)
• Saisit toutes les informations nécessaires à la mise à jour du registre des bâtiments et des logements (GWR)
• Tient à jour le registre des chiens, y compris la plateforme « Amicus »
• Tient à jour le registre électoral
• Organise l'ensemble du déroulement des votations et des élections (fédérales, cantonales et communales)
• Fournit des prestations de manière autonome sur mandat et prend des décisions dans les processus standardisés de son domaine d'activité
• Analyse les demandes et soumet des propositions de solution au ou à la supérieur(e) hiérarchique direct(e)
• Participe aux séances, tient et rédige les procès-verbaux sur ordre du ou de la supérieur(e) hiérarchique
• Soutient les autres services si nécessaire
• Aide à la gestion du site internet de la commune
• Assure la gestion administrative des cimetières
• Assure la gestion administrative du groupe de jeux de la commune
• Assure la gestion administrative des nettoyages d'été du cercle scolaire de Courtepin
• Assure la direction et l'encadrement des apprentis employés de commerce CFC
• Effectue toutes les tâches non décrites dans cette fiche de poste qui sont nécessaires aux besoins du service

Votre profil

• Formation en administration ou en commerce au niveau CFC (ou formation reconnue comme équivalente)
• Cours de formateur en entreprise ou certificat de formateur en entreprise
• Expérience dans un contrôle des habitants
• Connaissance de deux langues officielles (français, allemand) avec une bonne capacité d'expression écrite dans l'une des deux langues
• Maîtrise des programmes Microsoft Office
• Des connaissances de Citizen sont un avantage
• Consciencieux et discret
• Capacité à travailler de manière autonome et en équipe
• Disponibilité et flexibilité des horaires de travail (y compris les jours de votation)
• Sens des responsabilités

Nous offrons

Une activité variée dans un environnement de travail dynamique qui favorise l'autonomie et la collaboration. Possibilités de formation continue. Conditions de travail attractives selon les dispositions en vigueur.

Début du poste : 1. janvier 2027

Intéressé(e) ? Nous nous réjouissons de votre candidature et de vous accueillir dans notre équipe !

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