Motivationsschreiben in der Schweiz: Aufbau und Beispiele

Bevor Sie schreiben

In der Romandie passt ein Motivationsschreiben auf eine A4-Seite, in drei Teilen: warum dieses Unternehmen und diese Stelle, was Sie mitbringen und womit Sie es belegen, dann die Bitte um ein Gespräch. Der Betreff nennt die Stelle und den Ort, an dem Sie sie gesehen haben. Der Stil ist direkt und schlicht, die Unterschrift von Hand, der Versand als PDF.

Diese Regeln stammen nicht von einem Coach. Sie stehen schwarz auf weiss bei denen, die Stellensuchende begleiten: in der SECO-Broschüre «Wie bewerbe ich mich richtig?», die die RAV (Regionale Arbeitsvermittlungszentren) abgeben, im Bewerbungsleitfaden der Waadtländer Berufsberatung (OCOSP, auf Französisch) und beim Career Center der Universität Lausanne. Wir gehen von diesen Texten aus und ergänzen sie mit eigenen Beispielformulierungen, vorher und nachher.

Wozu das Schreiben dient und wer es liest

Das Motivationsschreiben soll Ihnen ein Vorstellungsgespräch verschaffen, keine Stelle. Das Career Center der UNIL (auf Französisch) sagt es so: Ziel eines Dossiers ist ein Gespräch, in dem Sie dann Ihr Schreiben, Ihren Lebenslauf und Ihre Zeugnisse bestätigen. Die RAV-Broschüre ist noch deutlicher: Das Bewerbungsschreiben entscheidet weitgehend darüber, ob Sie zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden.

Es kommt nie allein. Ein vollständiges Dossier enthält das Schreiben, den Lebenslauf, Kopien sämtlicher Arbeitszeugnisse und Ihrer Diplome. Das Arbeitszeugnis überrascht manche, die neu in der Schweiz sind: Darin beschreibt der Arbeitgeber Ihre Stelle und beurteilt Ihre Arbeit. Die SECO-Broschüre erinnert daran, dass Sie Anrecht auf eine angemessene Würdigung Ihrer Leistung haben. Sie rät, bei jedem Austritt ein Zeugnis zu verlangen, mindestens aber eine Arbeitsbestätigung, und immer nur Kopien zu verschicken.

Bleibt die Frage, wie viel Zeit man sich für Ihr Schreiben nimmt. Der Kanton Genf fasst es in seinen Tipps für Arbeitslose in einem Satz zusammen:

Weniger gelesen, aber weiterhin verlangt: Das Schreiben muss sich also in wenigen Sekunden erschliessen. Das Wichtigste steht oben, und nichts soll die Personalverantwortlichen zum Suchen zwingen. Das beginnt bei der Länge.

Wie lang ist ein Motivationsschreiben in der Schweiz?

Eine A4-Seite, nicht mehr. Die SECO-Broschüre schreibt es («Eine A4-Seite muss reichen»), der Waadtländer Leitfaden ebenso, und auch das europäische Portal EURES in seinem Länderporträt der Schweiz: Das Motivationsschreiben ist maschinengeschrieben und umfasst nicht mehr als eine A4-Seite.

Der Waadtländer Leitfaden ergänzt die Form: dieselbe Typografie wie im Lebenslauf, eine Schrift in 10 oder 12 Punkt, eine luftige Gestaltung. Sind Briefkopf, Betreff, Grussformel und Unterschrift gesetzt, bleibt Platz für drei oder vier kurze Absätze. Das ist so gewollt. Ein Schreiben, das auf eine zweite Seite rutscht, sagt vor allem, dass Sie sich nicht entscheiden konnten.

Der Lebenslauf darf bis zu zwei Seiten lang sein, laut SECO wie laut Kanton Genf. Verschieben Sie also nicht ins Schreiben, was in den Lebenslauf gehört. Das Schreiben begründet Ihre Wahl, der Lebenslauf liefert die Einzelheiten. Wie Sie die Seite füllen, zeigen wir Block für Block.

Aufbau eines Motivationsschreibens, Block für Block

Das Schreiben folgt einer festen Reihenfolge. Der Waadtländer Leitfaden beschreibt sie Schritt für Schritt, und die SECO-Broschüre verlangt in der Mitte dieselben drei Teile: Ihre Kontaktdaten, der Empfänger, Ort und Datum, der Betreff, die Anrede, die Einleitung, der Mittelteil, der Schluss, die Grussformel, die Unterschrift und die Beilagen.

Briefkopf und Betreff

Ihre Kontaktdaten stehen oben: Name, Adresse, Telefon und E-Mail. Adressieren Sie das Schreiben an die Person, die im Inserat genannt ist. Bei einem Chiffre-Inserat, also einem anonymen, geben Sie dessen Referenznummer an. Datieren Sie das Schreiben, mit dem Ort.

Der Betreff ist das Erste, was die Personalverantwortlichen sehen, hält das SECO fest. Es verlangt, darin die Quelle zu nennen, auf die sich Ihre Bewerbung bezieht: ein Inserat, ein Gespräch mit einem Kunden, die Mitteilung eines Freundes oder ein Hinweis vom RAV. Der Waadtländer Leitfaden will zudem Ort und Datum der Veröffentlichung. Ein vollständiger Betreff passt auf eine Zeile:

Bewerbung als Sachbearbeiterin Administration 80 %, Ihr Inserat vom 10. November 2026 auf Ihrer Website, Ref. 4512

Kein Name im Inserat? Das SECO rät, bei der Telefonzentrale der Firma anzurufen und danach zu fragen: Eine persönlich adressierte Bewerbung kommt immer besser an. Sonst bleibt «Sehr geehrte Damen und Herren» die korrekte Anrede.

Die Einleitung: zuerst das Unternehmen

Für den Waadtländer Leitfaden stellt die Einleitung das Unternehmen und die Stelle in den Vordergrund, nicht Sie. Ein oder zwei Sätze genügen, um zu zeigen, dass Sie das Inserat gelesen und sich angesehen haben, was das Unternehmen macht. Die SECO-Broschüre schlägt vor, im Internet oder im Handelsregister nachzusehen, was es auszeichnet.

Mittelteil und Schluss

Der Kern des Schreibens verbindet Ihren Werdegang mit den Anforderungen der Stelle, und zwar mit Fakten. Der Schluss nennt Ihre Ziele und lädt dazu ein, das Gespräch persönlich weiterzuführen. Dann folgen die Grussformel, die Unterschrift von Hand, die der Waadtländer Leitfaden ausdrücklich verlangt, und die Liste der Beilagen. Am meisten Arbeit macht der Mittelteil. Er verdient eine eigene Methode.

Den Mittelteil aus dem Inserat bauen

Die RAV-Broschüre schlägt eine einfache Methode vor: Nehmen Sie ein Blatt Papier und notieren Sie auf der einen Seite Ihre Qualifikationen und Erfahrungen, auf der anderen die im Inserat verlangten. Daraus leitet sie eine Faustregel ab: Erfüllen Sie 80 Prozent der Anforderungen, ist eine Bewerbung sinnvoll. Sie müssen also nicht jedes Kästchen abhaken, bevor Sie schreiben.

Das Raster beruhigt nicht nur. Es liefert den Inhalt des Mittelteils: Nehmen Sie die zwei oder drei stärksten Zeilen und machen Sie Sätze daraus. Für den Lebenslauf rät das SECO, das Beschriebene mit Zahlen zu stützen und Tätigkeitswörter zu verwenden; für das Schreiben gilt dasselbe. In unserem Beispiel ergibt das:

Seit sechs Jahren führe ich das Sekretariat eines Treuhandbüros in Morges und betreue dort allein 40 Kundenmandate in Excel. Mein EFZ als Kauffrau und diese Erfahrung entsprechen genau dem Profil, das Sie beschreiben.

Und die Anforderung, die Sie nicht erfüllen? Nennen Sie sie in einem Satz, zusammen mit dem, was Sie tun, um die Lücke zu schliessen: «Mein Deutsch ist auf Niveau B1; ich besuche einen Abendkurs, um bis zum Sommer B2 zu erreichen.» Geben Sie das Niveau nach dem Gemeinsamen europäischen Referenzrahmen an (A1 bis C2), wie es der Waadtländer Leitfaden und der Kanton Genf verlangen. Personalverantwortliche ziehen eine offen genannte Lücke einer vor, die sie erst im Gespräch entdecken.

Lässt das Inserat eine Frage offen, rät das SECO, die genannte Kontaktperson vor dem Schreiben anzurufen. Sie erfahren mehr über die Stelle und können sich danach im Schreiben auf das Gespräch beziehen. Bleibt der passende Ton für all das.

Der Stil: direkt, präzis, ohne Floskeln

Erwartet wird ein schlichter, direkter Stil. Die RAV-Broschüre fasst es in drei Zeilen zusammen: kurze, aussagekräftige Sätze, eigene und zielgerichtete Formulierungen, direkte Sprache. Sie rät auch, Ihren eigenen Text zu verfassen, selbst wenn Sie von einer Vorlage ausgehen, denn das macht Sie unverwechselbar.

Die häufigste Falle ist die behauptete Eigenschaft ohne Beleg. Die Broschüre zeigt es am Vorstellungsgespräch, und das Beispiel gilt auch fürs Schreiben: «Ich bin ein Kommunikationstalent» macht sich schlecht, das Projekt zu nennen, in dem Sie ein Konzept für die Mitwirkung der Angestellten entwickelt haben, belegt dasselbe. Hier einige Umformulierungen in diesem Sinn. Die Ausgangssätze liest man überall; die Umformulierungen sind unsere Beispiele, die Sie an Ihren Werdegang anpassen.

Bei den Formeln bleiben Sie klassisch. Das SECO zieht den direkten Stil vor, «Ich freue mich, von Ihnen zu hören» statt «Ich würde mich freuen …», und nennt für die E-Mail «Sehr geehrte/r Frau/Herr …» als Anrede und einen formellen Gruss wie «Mit freundlichen Grüssen». Entschuldigen Sie sich auch nicht: Schon für den Lebenslauf verlangt die RAV-Broschüre, pessimistische oder negative Aussagen zu vermeiden, und das gilt fürs Schreiben ebenso. Für heikle Situationen hilft ein vorbereiteter Satz.

Formulierungen für heikle Fälle

Vier Situationen kommen oft vor, und die offiziellen Quellen geben für jede eine Richtschnur.

Eine Lücke im Lebenslauf. Das SECO rät, sie nicht zu verstecken, sondern im Bewerbungsbrief anzusprechen, zum Beispiel: «Über meine persönliche Auszeit im Jahr 2024 gebe ich Ihnen im Vorstellungsgespräch offen Auskunft.» Mit einer Lücke, so die Broschüre, lebt man besser als mit einer Lüge, die unter Umständen aufgedeckt wird.

Referenzen. Das SECO rät, sie nicht in den Lebenslauf zu schreiben, sondern auf Verlangen nachzureichen oder zum Gespräch mitzubringen; der Waadtländer Leitfaden dagegen gibt ihnen eine eigene Rubrik im Lebenslauf. Verlangt das Inserat Referenzen, genügt im Schreiben ein Satz: «Gerne gebe ich Ihnen anlässlich eines persönlichen Gesprächs Referenzen bekannt.» Fragen Sie die Personen, bevor Sie ihren Namen angeben.

Lohnvorstellungen. Sprechen Sie nur davon, wenn das Inserat danach fragt. Die RAV-Broschüre setzt den Lohn auf ihre Checkliste für das Vorstellungsgespräch, und berufsberatung.ch rät, mit konkreten Zahlen zum üblichen Lohn der Stelle ins Gespräch zu gehen und eher am oberen Ende der angemessenen Lohnspanne anzusetzen. Unser Rat, wenn das Inserat darauf besteht: eine Spanne als Bruttojahreslohn, ohne sie mit Ihren Ausgaben zu begründen.

Bewilligung und Sprachen. Die Aufenthaltsbewilligung gehört laut Waadtländer Leitfaden zu den Personalien im Lebenslauf. Im Schreiben erwähnen Sie sie nur, wenn sie für den Arbeitgeber etwas ändert, zum Beispiel Ihr mögliches Eintrittsdatum. Für einen Quereinstieg gilt dieselbe Logik: Begründen Sie den Wechsel in einem Satz und zeigen Sie dann, was sich übertragen lässt.

Ist das Schreiben fertig, muss es nur noch unbeschadet ankommen.

Die Bewerbung per E-Mail oder über ein Portal schicken

Bewerbungen werden heute meist digital eingereicht, hält berufsberatung.ch fest, und zwar in der richtigen Reihenfolge und möglichst in einer PDF-Datei. Viele grössere Unternehmen bieten auf ihrer Website eine Online-Bewerbung an, schreibt das SECO. Der Kanton Genf als Arbeitgeber zum Beispiel verlangt in der Regel (auf Französisch) einen aktuellen Lebenslauf, ein Motivationsschreiben, die Arbeitszeugnisse und Diplome sowie eine Kopie des Ausweises, die Sie vor Ablauf der Frist dem Formular beifügen.

Für den Versand per E-Mail ist die SECO-Broschüre genau:

• Die Betreffzeile nennt Stelle und Quelle, zum Beispiel «Bewerbung als Sachbearbeiterin 50 %, Ihr Stelleninserat in der Südostschweiz». «Meine Bewerbung» wirkt unprofessionell.
• Eine separate E-Mail für jede Bewerbung, nie eine Massen-E-Mail.
• Das Motivationsschreiben steht direkt im E-Mail-Text oder kommt als PDF in den Anhang. Im zweiten Fall bleibt der E-Mail-Text kurz.
• Bei der ersten Kontaktaufnahme genügen ein Lebenslauf mit Foto und das Schreiben. Verlangt man den Rest, fassen Sie alle Unterlagen in einem PDF von höchstens fünf Seiten und höchstens 2 MB zusammen.
• Schreiben Sie von einer seriösen Adresse mit Ihrem Namen, nie vom Firmencomputer Ihres jetzigen Arbeitgebers, und an die zuständige Person statt an eine Adresse wie info@firma.ch.

Behalten Sie auch die bearbeitbare Fassung: In seinen Tipps für den Bewerbungsbrief für Lehrstellensuchende empfiehlt berufsberatung.ch, das Schreiben als Word-Datei aufzubewahren, um es für jede neue Bewerbung anzupassen. Diese Vorsichtsmassnahmen verhindern Formfehler. Bleiben die inhaltlichen.

Fehler, die ein Gespräch kosten

Der häufigste ist das Schreiben von der Stange. EURES hält fest, dass Arbeitgeber Standardbriefe bei Spontanbewerbungen kaum beachten, und das SECO verlangt auch für eine Kurzbewerbung ein zielgerichtetes Schreiben.

Dann kommen die Fehler im Text. Die RAV-Broschüre verlangt ein fehlerfreies Schreiben und rät, es zwei Stunden später oder am nächsten Tag nochmals zu lesen und sich dabei vier Fragen zu stellen: Sind Sie auf die Anforderungen eingegangen, sind Sie zufrieden mit der Beschreibung von sich selbst, ist Ihre Botschaft klar, und bekommt man Lust, Sie kennenzulernen? Der Waadtländer Leitfaden ergänzt: Lassen Sie es von jemandem gegenlesen, der gut Französisch kann.

Die übrigen Fehler sind unauffälliger: den Lebenslauf abschreiben, statt Ihre Wahl zu begründen, den Namen des Unternehmens oder der Person falsch schreiben, über eine Seite hinausgehen oder Originalzeugnisse schicken. Auf den letzten Punkt legt das SECO Wert: Zeugnisse sind unersetzliche Dokumente, eine Kopie genügt und muss nicht beglaubigt sein. Sind Sie beim RAV angemeldet, kostet ein letzter Fehler mehr als ein Gespräch.

Wenn Sie beim RAV angemeldet sind

Ihre Bewerbungen dienen auch als Nachweis. Die Arbeitslosenversicherungsverordnung (AVIV Art. 26) verlangt gezielte Arbeitsbemühungen, in der Regel in Form einer ordentlichen Bewerbung, und den Nachweis spätestens am fünften Tag des folgenden Monats oder am ersten Werktag danach. Nach dieser Frist zählen sie nicht mehr, ausser Sie haben einen entschuldbaren Grund. Der SECO-Leitfaden «Arbeitslosigkeit» hält fest, dass Bewerbungen ohne konkretes Stellenangebot nur als Ergänzung dienen.

Die Verordnung schreibt keine Zahl vor. Genf zum Beispiel verlangt mindestens 2 Bewerbungen pro Woche, also 8 pro Monat, schon vor der Anmeldung bei der Arbeitslosenversicherung (auf Französisch). Der Leitfaden der Waadtländer RAV (auf Französisch) verlangt, die Kopien Ihrer Bewerbungen und der erhaltenen Antworten aufzubewahren, sobald Sie wissen, dass Sie Ihre Stelle verlieren.

Legen Sie also jedes Schreiben mit dem Inserat ab, auf das es antwortet, mit dem Versanddatum und der Antwort. Das SECO rät, auch Absagebriefe aufzubewahren. Ein hingeschludertes Schreiben, das nur die Zahl füllt, hilft Ihnen nicht: Das RAV prüft Ihre Arbeitsbemühungen jeden Monat, und ungenügende Bemühungen können Einstelltage nach sich ziehen, also Tage ohne Taggeld. Was das in Franken bedeutet, steht in unserem Artikel zum Arbeitslosengeld in der Schweiz.

Nach dem Versand: nachfragen, ohne zu drängen

Nachfragen ist erwünscht. Haben Sie keine Eingangsbestätigung erhalten, rät die RAV-Broschüre, nach einigen Tagen anzurufen, um zu prüfen, ob die Bewerbung eingetroffen ist, und zu zeigen, dass Sie wirklich an der Stelle interessiert sind; ihre Übersicht über alle Bewerbungsschritte sieht vor, nach etwa 10 Tagen ohne Rückmeldung nachzufragen. Verzichten Sie auf nichtssagende Fragen, etwa ob das Auswahlverfahren noch läuft.

Ihr nächstes Schreiben

Öffnen Sie das Inserat, das Sie interessiert, legen Sie das Zwei-Spalten-Raster an und schreiben Sie die Einleitung zuletzt: Oft sieht man erst dann, was diese Stelle von anderen unterscheidet. Aktuelle Stellen in der Romandie finden Sie auf unseren Seiten Lausanne, Genf und Administration.